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Funktionsumfang
Das DELECO Outlook Add-in ermöglich das Anlegen von Aktivitäten direkt aus E-Mails heraus.
E-Mail-Anhänge können dabei im Dateisystem abgelegt und als Link in eine Aktivität übernommen werden.
Firmen und Ansprechpartner werden mit Hilfe der im Modul "Firma" hinterlegten Stammdaten automatisiert erkannt.
Installation und Einrichtung
Hinweise zur Installation und Einrichtung finden Sie im DELECO Administrationshandbuch im Kapitel "DELECO Outlook Add-in".
Voraussetzungen
Benötigte Lizenz: "Option 58: Microsoft Outlook Add-in"
Hinweis für die Nutzung von Outlook Desktop:
Bitte beachten Sie, dass in den Kontoeinstellungen im Outlook die E-Mail-Einstellung "E-Mail im Offlinemodus halten" aktiviert sein muss.
Anlegen einer Aktivität
Ist eine E-Mail eingegangen, aus der eine Aktivität erstellt werden soll, dann wählen Sie die Schaltfläche "Aktivität anlegen" im Menüband-Register "DELECO" oder aus dem Kontextmenü.
Anschließend öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Aktivität.
Folgende Daten können bearbeitet werden und werden in die Aktivität übernommen:
Feld
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Beschreibung
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Betreff
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Betreff der Aktivität
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Firma
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Es wird die Firma vorgeblendet, der die E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Ist die E-Mail-Adresse mehreren Firmen in DELECO zugeordnet, so muss eine Firma in der Liste ausgewählt werden.
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Ansprechpartner
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Es wird der Ansprechpartner vorgeblendet, dem die E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Ist die E-Mail-Adresse mehreren Ansprechpartnern in DELECO zugeordnet, so muss ein Ansprechpartner in der Liste ausgewählt werden.
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Projekt
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Es werden alle Projekte in der Auswahlliste angezeigt, zu denen die zuvor ausgewählte Firma zugeordnet ist.
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Fälligkeitsdatum
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Fälligkeit der Aktivität
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Beschreibung
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Beschreibung der Aktivität
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Ablageverzeichnis
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Verzeichnis, in denen die angehangenen Dokumente abgelegt werden sollen. Das Ablageverzeichnis kann in den Einstellungen des Add-ins voreingestellt werden.
Ist in der Firma der Parameter "Verzeichnis E-Mail" gepflegt, wird dieser aus dem Firmenstamm ausgelesen und als Standard eingetragen.
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Dokumente
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Dokument, die mit der Aktivität verknüpft werden.
In den Einstellungen des Add-ins kann dazu eine Voreinstellung der Auswahl vorgenommen werden.
Hinweis: Es wird eine Vorschau angehängter Bilder angezeigt, wenn die Maus über die angehangenen Dokumente bewegt wird.
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Abb.: Bearbeitungsfenster für die zu erstellende Aktivität
Anschließend kann ausgewählt werden, ob die erstellte Aktivität nach dem Anlegen in DELECO geöffnet werden soll. Dies kann in den Einstellungen des Add-ins voreingestellt werden.
Das Öffnen der Aktivität ist nur möglich, sofern DELECO geöffnet ist.
Abb.: Angelegte Aktivität
Erweitern einer Aktivität
Ist eine E-Mail eingegangen, in deren Kontext bereits eine Aktivität besteht, kann diese Aktivität um die neu eingegangene E-Mail erweitert werden. Wählen Sie die Schaltfläche "Aktivität erweitern" im Menüband-Register "DELECO" oder aus dem Kontextmenü.
Anschließend öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Aktivität.
Folgende Daten können bearbeitet werden und werden in die Aktivität übernommen:
Feld
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Beschreibung
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Aktivität
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Die Aktivitätsnummer der zu erweiternden Aktivität.
Stehen mehrere potentielle, zu erweiternde Aktivitäten zur Verfügung, kann eine ausgewählt werden. Über die Suchfunktion können weitere Aktivitäten gesucht werden, aus denen dann eine zur Erweiterung ausgewählt werden kann.
Die Zuordnung möglicher Aktivitäten erfolgt über die E-Mail-Adresse und deren Zuordnung zu einer Firma bzw. deren Ansprechpartner.
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Betreff
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Betreff der Aktivität - wird aus der zu erweiternden Aktivität übernommen
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Status
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Status der Aktivität - wird aus der zu erweiternden Aktivität übernommen
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Fälligkeitsdatum
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Fälligkeitsdatum der Aktivität - wird aus der zu erweiternden Aktivität übernommen
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Firma
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Firma der Aktivität - wird aus der zu erweiternden Aktivität übernommen
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Einfügeoption
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Es kann ausgewählt werden, wo die Texterweiterung erfolgen soll.
Zur Auswahl stehen die Optionen:
•Am Anfang einfügen - Die Erweiterung erfolgt über der bisherigen Beschreibung
•Am Ende einfügen - Die Erweiterung erfolgt unter der bisherigen Beschreibung
•Bisherige Beschreibung ersetzen - Die bisherige Beschreibung wird verworfen und nur die neue Beschreibung wird gespeichert
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Beschreibung
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Beschreibung der Aktivität
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Ablageverzeichnis
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Verzeichnis, in denen die angehangenen Dokumente abgelegt werden sollen. Das Ablageverzeichnis kann in den Einstellungen des Add-ins voreingestellt werden.
Ist in der Firma der Parameter "Verzeichnis E-Mail" gepflegt, wird dieser aus dem Firmenstamm ausgelesen und als Standard eingetragen.
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Dokumente
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Dokument, die mit der Aktivität verknüpft werden.
In den Einstellungen des Add-ins kann dazu eine Voreinstellung der Auswahl vorgenommen werden.
Hinweis: Es wird eine Vorschau angehängter Bilder angezeigt, wenn die Maus über die angehangenen Dokumente bewegt wird.
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Warnungen
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Es werden Systemmitteilungen angezeigt, falls angehangene Dokumente im Ablageverzeichnis bereits vorhanden sind.
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Abb.: Bearbeitungsfenster für die zu erweiternde Aktivität
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