Artikel

Bei der Übernahme von Artikeln ist die Artikelnummer Pflichtfeld. Anhand des Pflichtfeldes wird geprüft, ob der Artikel schon in der Datenbank vorhanden ist oder neu eingefügt werden kann. Beim Neueinfügen des Artikels ist die Artikelbezeichnung1 ebenfalls Pflichtfeld.

In den erweiterten Einstellungen kann die Artikelnummer als eindeutiges Erkennungsmerkmal des Datensatzes deaktiviert werden. Anstelle der Artikelnummer ist je nach Einstellung die Herstellerartikelnummer oder die Artikelnummer des Lieferanten Pflichtfeld und Erkennungsmerkmal. Wird diese Einstellung vorgenommen, darf die Artikelnummer nicht mehr in der Zuordnung stehen. Sie wird an dieser Stelle nicht mit importiert, sondern intern neu generiert. Für den Anwender erfolgt eine Ausgabe der neu generierten Artikelnummern.

Wird die Lieferantennummer als Pflichtfeld eingestellt, ist  die Angabe eines Lieferanten dazu notwendig. Dieser wird am Name oder an der Lieferantennummer erkannt und muss vorher schon angelegt worden sein. Ist der Artikel schon in der Datenbank vorhanden, wird geprüft, ob es zu diesem Artikel schon einen Hauptlieferant gibt. Ist dies nicht der Fall, ist der in der Quelldatei gegebene Lieferant der Hauptlieferant.

Bei Neuübernahme des Artikels erfolgt immer der Import der Artikeldaten. Sind diese jedoch fehlerhaft, wird an dieser Stelle alles zurück gesetzt und es werden keine weiteren Daten importiert.

Um den Artikeltyp zu importieren, muss die Importdatei aufbereitet werden. In der Importdatei müssen die Nummern stehen, an welchen die Typen intern erkannt werden. Folgende Tabelle gibt eine Übersicht dazu.

Wird kein Artikeltyp übernommen, wird standardmäßig der des Vorlageartikel importiert.

Warengruppeninformation sollten in jedem Fall in der Quelldatei gegeben sein. Ist dies nicht der Fall, wird der Datensatz trotzdem importiert, da dem Vorlageartikel schon eine Warengruppe zugeordnet wurde. Wenn die jeweilige Warengruppe noch nicht in der Datenbank, jedoch in der Quelldatei vorhanden ist, werden die gegebenen Informationen übernommen.

Zusätzlich zur Warengruppe können Hauptwarengruppen übernommen werden.

Soll die Hauptwarengruppe zu einem späteren Zeitpunkt als die Warengruppe importiert werden, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Die Warengruppenzuordnung kann in diesem Fall nicht mehr geändert werden.

Ist der Artikel schon vorhanden, kann diesem eine andere Warengruppe zugeordnet werden. Dies geschieht dann, wenn sich die übergebene Warengruppe von der vorhandenen Warengruppe unterscheidet. Wird der Artikel im System jedoch schon verwendet, erfolgt keine Änderung.

Wurden Mengeneinheiten zugeordnet, müssen diese schon in der Datenbank vorhanden sein.

Ist dies nicht der Fall, wird der jeweilige Datensatz nicht übernommen.

Für einen Artikel können neben den Lagermengeneinheiten die Einkaufs- und Verkaufsmengeneinheiten importiert werden. Sind die Einkaufs- und Verkaufsmengeneinheit nicht gegeben, wird dafür intern die Lagermengeneinheit gesetzt. Wenn sich die Mengeneinheiten im Lager und im Einkauf und Verkauf unterscheiden,  können zusätzlich die Umrechnungsfaktoren angegeben werden. Sind die Mengeneinheiten gleich, werden die Faktoren auf eins gesetzt.

Wurden einem neu anzulegenden Artikel keine Informationen zur Einkaufsmengeneinheit, dem Lieferant aber dazu Informationen zugeordnet, werden diese für die Einkaufsmengeneinheit im Artikel genutzt. Gleiches gilt für die Verkaufsmengeneinheit und der Mengeneinheit, welche dem Kunde zugeordnet wurde.

Zum Artikel können Artikelbeschreibungen übernommen werden. Ist die Artikelbeschreibung noch nicht vorhanden wird sie angelegt.
Ist am Vorlageartikel eine Beschreibung hinterlegt, wird dieser Text auf den importierten Artikel kopiert. Vorrang hat die Artikelbeschreibung aus der Importdatei.

Hinweis: Generell sollte darauf geachtet werden, dass der Vorlageartikel konsistente Daten für die Zielartikel bietet. Beispielsweise würde ein abgelaufener Gültigkeitszeitraum zur Unsichtbarkeit neu angelegter Artikel führen wenn diese Information nicht in den Importdaten eingelesen wird.

Zeilenumbrüche des Artikelinformationsfeldes der Datei können übernommen werden. Dazu muss an die entsprechenden Stellen in der Datei ein Platzhalter geschrieben werden. Beim Anlegen der Definition muss dieser Platzhalter dann in den erweiterten Einstellungen eingetragen werden. An die Stelle des Platzhalters wird beim Import ein Zeilenumbruch eingefügt. Das Platzhalterzeichen darf nur als Platzhalter verwendet werden und an keiner anderen Stelle in der Datei vorhanden sein.

Folgende Aktualisierungen sind möglich: Artikel, Artikelbeschreibung, Kundenzuordnung, Lieferantenzuordnung, Einkaufspreis- und Rabatte, Verkaufspreise- und Rabatte, Einkaufs- und Verkaufsmengeneinheiten des Artikels, Einkaufs- und Verkaufsmengeneinheiten für Artikel/ Lieferantenzuordnung / Kundenzuordnung, Einkaufs- und Verkaufspreiseinheiten für Artikel/ Lieferantenzuordnung / Kundenzuordnung.