Firmen

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Bei Übernahme einer Firma sollte eines der folgenden Felder als eindeutiges Erkennungsmerkmal vorhanden sein:

•Kundennummer

•Lieferantennummer

•Kundeninteressentennummer

•Lieferanteninteressentennummer

Wird die Firma neu angelegt wird, ist der Firma Name1 Pflichtfeld.

Um nur eine Adresse ohne Nummer zu übernehmen, muss der Firma Name1 angegeben sein. Anstatt an einer der o.g. Nummern werden die Daten am Name1 erkannt. Soll später eine Firma mit dem gleichen Name1 und einer eindeutigen Nummer importiert werden, wird eine neue Firma angelegt. Eine vorhandene Firma ohne Nummer, kann nicht mit den Daten einer Firma aktualisiert werden, welche eine eindeutige Nummer besitzt.

Wird eine Firma als Interessent angelegt, kann sie in einem späteren Import in einen echten Kunde bzw. Lieferanten gewandelt werden. Umgekehrt kann ein echter Kunde bzw. Lieferant nicht in einen Interessenten gewandelt werden. Die Interessentennummer wird in diesem Fall nicht importiert. Eine Firma wird nur als Interessent angelegt, wenn keine echte Kundennummer bzw. Lieferantennummer angegeben ist.

Existiert die Firma schon in der Datenbank, können die o.g. Nummern in einem späteren Durchlauf übernommen werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Nummer dieser Firma noch leer ist. Eine vorhandene Kundennummer z.B. kann nicht geändert werden.

Sind in der Quelldatei Firmengruppeninformation (Nummer oder Name der Firmengruppe) vorhanden, erfolgt eine Prüfung, ob diese schon in der Datenbank vorhanden ist. Ist die nicht der Fall, folgt eine Warnung. Der Datensatz wird trotzdem übernommen, da der Vorlagefirma schon eine Firmengruppe zugeordnet wurde.

Ist eine Landinformation angegeben, muss das entsprechende Land auf der Oberfläche schon angelegt worden sein. Wird die Land-ID in der Datenbank nicht gefunden oder ist sie nicht zu zugeordnet, kann das Land auch anhand des Geo-Codes oder mit der Landbezeichnung erkannt werden. Konnte auch damit kein Land zugeordnet werden, folgt eine Warnung - aber der Datensatz kann übernommen werden.

Achtung: Sollen Firmendaten geändert werden, dann mus als Vorlagefirma eine neue Firma erstellt und in der Importdefinition eingetragen werden, welche nur die Pflichtdaten enthält. Es dürfen in dieser Vorlage keine weiteren Daten wie Kontakt- oder Belegversanddaten gefüllt werden.

Ansprechpartner

Falls Informationen zum Ansprechpartner gegeben sind, wird zusätzlich zum Firmendatensatz noch ein Datensatz mit den Daten des Ansprechpartners eingefügt. Es ist möglich, zum Ansprechpartner einen eigenen Adressdatensatz einzufügen bzw. die Adressdaten zu ändern. Ist keine eigene Adresse vorhanden, wird die Adresse der Firma dem Ansprechpartners zugeordnet. Die Firmengruppe des Ansprechpartners entspricht der Firmengruppe der zugehörigen Firma.

Weiterhin kann die Funktion und die Abteilung des Ansprechpartners angegeben werden. Dazu müssen die Funktionen und Abteilungen in der Datenbank vorhanden sein. Es wird lediglich eine Referenz auf den Ansprechpartnerdatensatz gebildet. Ist die Abteilung oder Funktion des Ansprechpartners nicht vorhanden, hat dies keinen Einfluss auf die Übernahme der restlichen Ansprechpartnerdaten.

Abweichende Anschriften können importiert werden.

Sollen zu einer Firma mehrere Ansprechpartner importiert werden, muss den Ansprechpartnerdaten immer die Kundennummer bzw. Lieferantennummer der Firma zugeordnet sein.

Zusätzlich ist es möglich für die Übernahme der Ansprechpartnerdaten in den Modus "Ansprechpartner" zu wechseln. Dafür ist die entsprechende Auswahlbox zu aktivieren. Bereits zugeordnete Firmenfelder, welche für diesen Modus nicht relevant sind, werden aus der Zuordnung und aus der Auswahlliste gelöscht. In diesem Modus können die Parameter zum Ansprechpartner importiert werden.

Zeilenumbrüche des Informationsfelder und des Langtextfeldes der Datei können übernommen werden. Dazu muss an die entsprechenden Stellen in der Datei ein Platzhalter geschrieben werden. Beim Anlegen der Definition muss dieser Platzhalter dann in den erweiterten Einstellungen eingetragen werden. An die Stelle des Platzhalters wird beim Import ein Zeilenumbruch eingefügt. Das Platzhalterzeichen darf nur als Platzhalter verwendet werden und an keiner anderen Stelle in der Datei vorhanden sein.

Werden die Telefon- und Faxnummern übernommen, wird automatisch der Telefonindex aktualisiert.

Folgende Aktualisierungen sind möglich: Tabelle Firma, Adresse für Firmenübernahme, Ansprechpartnerdaten.