Vorlagenübersicht

Auf der Registerkarte "Vorlagen" befindet sich die Übersicht der versendeten und empfangenen Wiedervorlagen. Mit Hilfe der Ordnerstruktur kann zwischen den einzelnen Vorlagen navigiert werden. Unter dem Ordner "Ausgang" können auch Entwürfe gespeichert werden. Sowohl Eingang als auch Ausgang der Wiedervorlagen enthalten einen Archivordner, in den nicht mehr benötigte Wiedervorlagen verschoben werden können.

In der Tabelle sind alle Wiedervorlagen des gewählten Ordners zu sehen. Es ist eine Mehrfachauswahl der Wiedervorlagen möglich. Über das Kontextmenü oder die Toolbar können die gewählten Wiedervorlagen gelöscht, weitergeleitet oder auf eine Wiedervorlage geantwortet werden. Zudem kann der Status 'Gelesen'/'Ungelesen' gesetzt werden.

Unterhalb der Tabelle befindet sich eine Voransicht der ausgewählten Wiedervorlage. Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile der Tabelle wird auf die Registerkarte Bearbeiten gewechselt und die Wiedervorlage geöffnet.

Abb. Registerkarte Vorlagen

Farbliche Kennzeichnung und Symbole

Ungelesene Wiedervorlagen werden in fett formatierter Schrift dargestellt. Wurde das "Zu erledigen bis"-Datum überschritten, wird die Wiedervorlage rot hervorgehoben.

Nachverfolgung

Die Nachverfolgung kann über das Kontextmenü der Tabelle, Menüpunkt "Nachverfolgung setzen", aktiviert werden. Zu erkennen ist die aktive Nachverfolgung am roten Ampelkennzeichen im Zeilenkopf. Die Deatkivierung erfolg eben falls über das Kontextmenü, Menüpunkt "Erledigt". Das Ampelkennzeichen wird dann grau dargestellt.

Antworten und Weiterleiten

Wurden Wiedervorlagen weitergeleitet, so wird dieser Status in der Tabelle mit einem blauen Pfeil dargestellt. Wurde auf die Wiedervorlage geantwortet, ist ein grüner Pfeil sichtbar.

Anhänge/ Verweise

Anhänge und Verweise, welche der Wiedervorlage hinzugefügt wurden, sind durch ein Büroklammer-Symbol gekennzeichnet. Die einzelnen Verweise können per Mausklick auf das Symbol angezeigt und aufgerufen werden.

Suchen von Wiedervorlagen

In der Auswahlliste "Suchen in" kann das Suchfeld ausgewählt werden. Im Eingabefeld darunter wird der gewünschte Suchbegriff erfasst. Durch die voreingestellt "Schnellsuche" werden die Felder "Thema", "Betreff" und "Information" der Wiedervorlage durchsucht. Die Auswahlliste "Zeitraum" beinhaltet die Suchfelder '"Zu erledigen bis", "Nachverfolgung" und "Gesendet".