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Aufruf: Modulgruppe Import/Export - Modul Export - Menüband - Registerkarte Start - Gruppe Bearbeiten - Schaltfläche Neu - Auswahl Finanzbuchhaltung
DATEV-Integration mit Belegbildern
Benötigte Lizenz: Option "59: DATEV-Integration mit Belegbildern"
Benötigtes Recht: "211: Finanzbuchhaltung: Export"
Digital vorliegende Dokumente, wie Rechnungen und Gutschriften können ins DATEV-Rechenzentrum hochgeladen werden, um sie gemeinsam mit der Kanzlei zu nutzen. Damit geben Sie die Originalbelege nicht außer Haus, sondern übertragen diese Belege digitalisiert an Belege online im DATEV-Rechenzentrum.
Aktivierung
Die Aktivierung der Schnittstelle erfolgt im Dialog Auswahl Finanzbuchhaltung.
Modulkonfiguration
Die Konfiguration der Standardkonten wird in der Modulkonfiguration vorgenommen.
Bei Nutzung der DATEV-Integration mit Belegbildern müssen zudem die Ablageverzeichnisse für die Belegbilder entsprechend definiert werden.
Verkauf: Ausgangsrechnungen
Beim Buchen eines ausgehenden Belegs (Rechnungen, Gutschriften) wird das PDF-Dokument der Rechnung im, in den Systemeinstellungen definierten, Verzeichnis abgelegt.
Dies gilt ebenfalls für elektronische Rechnungsformate, wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Einkauf: Eingangsrechnungen
Beim Erstellen eines eingegangenen Belegs (Rechnungen, Gutschriften) wird zunächst das eingescannte Dokument ausgewählt. Beim anschließenden Speichern des Vorgangs wird eine Kopie des Dokuments im in den Systemeinstellungen definierten Verzeichnis abgelegt. Danach wird der Rechnungseingang wie gewohnt weiter berarbeitet.
Exportmodul
Es können folgende Exportkonfigurationen angelegt werden:
•Finanzbuchhaltung: Stammdaten
•Finanzbuchhaltung: Belege mit Belegbildern
Beim Export werden folgende Dateien erstellt, welche mit Hilfe der Anwendung "DATEV Belegtransfer" weiterverarbeitet werden können:
•Buchungsstapel im DATEV-Format, im Dateiformat CSV
•ZIP-Datei, welche eine die Belegbilder sowie eine Dokumentenverwaltungsdatei im XML-Format enthält
Hinweis: Für den erfolgreichen Export muss zwingend die Belegbilddatei in den definierten Verzeichnissen vorhanden sein.
DATEV CSV-Export
Benötigte Lizenz: Option "22: Schnittstelle Fibu"
Benötigtes Recht: "211: Finanzbuchhaltung: Export"
Aktivierung
Die Aktivierung der Schnittstelle erfolgt im Dialog Auswahl Finanzbuchhaltung.
Modulkonfiguration
Die Konfiguration der Standardkonten wird in der Modulkonfiguration vorgenommen.
Exportmodul
Es können folgende Exportkonfigurationen angelegt werden:
•Finanzbuchhaltung: Stammdaten
•Finanzbuchhaltung: Belege
Beim Export wird eine Datei mit den Stammdaten bzw. der Buchungsstapel jeweils im DATEV-Format, im Dateiformat CSV, erstellt.
Allgemeines
Beim Export zur Finanzbuchhaltungssoftware muss zwischen dem Export der Belege und Stammdaten unterschieden werden. Der Belegexport dient dazu, die verschiedenen Arten der Ein- und Ausgangsrechnungen an die Fibu zu exportieren. Der Stammdatenexport dient zum Datenabgleich, um Stammdatenänderungen von Kunden und Lieferanten an die Fibu zu übertragen.
Hinweis: Der Export über die Zeitsteuerung ist aktuell nicht vorgesehen und daher deaktiviert.
Export "Finanzbuchhaltung: Belege" bzw. "Finanzbuchhaltung: Belege und Belegbilder"
Abb.: Konfiguration eines Belegexports
Typ- und formatabhängige Angaben
Feld
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Beschreibung
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Datei
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Dateipräfix für Rechnungen
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Gibt den Präfix für die Dateien an, die beim Export erstellt werden. Die Vorsilbe "EXTF_" wird vorgeblendet und ist nicht änderbar.
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Header
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Berater
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Gibt die Nummer des Steuerberaters an.
Die Beraternummer und der Beratername werden von DATEV vergeben.
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Mandant
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Gibt die Mandantennummer an.
Die Mandanten-Nummer wird vom Berater vergeben.
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Beratername
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Gibt die Namen des Steuerberaters an.
Die Beraternummer und der Beratername werden von DATEV vergeben.
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Sachkonto Nummernlänge
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Gibt an, wie viele Stellen die Nummern der Sachkonten haben.
Die Länge der Personenkonten muss um eins höher sein als die Länge der Sachkonten.
Für Stammdaten: 4
Für Belege: 8
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Festschreibung
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Es kann definiert werden, welches Festschreibungskennzeichen im Buchungstapel übergeben werden soll.
Festschreibung: Aktivierung der Auswahl
Keine Festschreibung: Deaktivierung der Auswahl
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Buchungsstapel
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Sachkonto Verrechnung
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Gibt die Kontonummer des Verrechnungskontos an.
Das Sachkonto Verrechnung wird bei Splittbuchungen verwendet und muss in der Finanzbuchhaltung angelegt sein.
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Rechnungsdifferenzausgleich
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Gibt an, ob ein Rechnungsdifferenzausgleich ausgeführt werden soll.
Die Differenz entsteht durch die Berechnung der Mehrwertsteuer.
Bei Aufteilungsbuchungen wird der Gesamtbetrag auf die einzelnen Konten/ Kostenträger/ Kostenstellen/ Steuerpositionen verteilt. Für durch die Aufteilung entstandenen Werte wird die Mehrwertsteuer berechnet.
Addiert man diese Bruttowerte, erhält man den Gesamterlösbetrag. Dieser kann sich vom Rechnungsbetrag unterscheiden.
Die Option wird aktiviert, wenn der Rechnungsdifferenzausgleich bei einer Differenz, welche größer als 0,02 der Währung ist, zugelassen werden soll.
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Raffung von Buchnungen
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Gibt an, ob eine Raffung von Buchungen ausgeführt werden soll.
Ist diese Option aktiv, werden Aufteilungsbuchungen (zum Beispiel bei verschiedenen Sachkonten in einem Beleg) nicht über ein Verrechnungskonto aufgeteilt, sondern als Einzelbuchungen jeweils mit Personenkonto gegen Sachkonto exportiert.
Die importierende Finanzbuchhaltung muss diese Option ebenfalls unterstützen, da der OP-Satz aus den Einzelbuchungen gebildet werden muss.
Enthält ein Beleg sowohl Soll- als auch Habenbuchungen, so wird keine Raffung durchgeführt und gemäß DATEV-Vorgabe die Einzelbuchungen über das Verrechnungskonto exportiert.
Hinweis: Bei der Nutzung der Raffung können gegebenenfalls Rechnungsdifferenzen auftreten, welche manuell korrigiert werden müssen.
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Format der Belegnummer für Ausgangsrechnungen
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Es stehen folgendes Optionen zur Verfügung:
•Format nicht verändern und Rechnungsnummer übergeben
•Präfix und Postfix anhand des Nummernkreises entfernen
•Buchstaben und vorlaufende Nullen entfernen
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Format der Belegnummer für Eingangsrechnungen
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Es stehen folgendes Optionen zur Verfügung:
•Format nicht verändern und Rechnungsnummer übergeben
•Präfix und Postfix anhand des Nummernkreises entfernen
•Buchstaben und vorlaufende Nullen entfernen
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Kostenstelle
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Es kann entschieden werden, ob die Kostenstellen ausgegeben werden oder nicht.
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Kostenträger
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Es kann entschieden werden, ob die Kostenträger ausgegeben werden oder nicht.
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Präfix Debitoren
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Präfix wird vor die Debitor-/Kreditornummer gestellt.
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Präfix Kreditoren
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Präfix wird vor die Debitor-/Kreditornummer gestellt.
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Ausgabe Zahlungsbedingungen
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0 = Einzelwerte für Skontodaten und Fibu-ID ausgeben
1 = nur Fibu-ID ausgeben
2 = nur ausgeben, wenn Fibu-ID hinterlegt ist (Wurden für die Zahlungsbedingungen keine Fibu-IDs erfasst, so werden Debitoren und Kreditoren nicht ausgegeben und es erfolgt ein Eintrag in der Logdatei des Finanzbuchaltungsexports.)
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Steuerkennzeichen Ausgangsrechnung
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Festlegung, ob das Steuerkennzeichen ausgegeben werden soll. Wird in der Finanzbuchhaltung mit Automatikkonten gearbeitet, darf das Steuerkennzeichen nicht exportiert werden.
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Steuerkennzeichen Eingangsrechnung
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Festlegung, ob das Steuerkennzeichen ausgegeben werden soll. Wird in der Finanzbuchhaltung mit Automatikkonten gearbeitet, darf das Steuerkennzeichen nicht exportiert werden.
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Generalumkehrschlüssel setzen
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0 = nicht anwenden / 1 = anwenden
Hinweis: Um zu verhindern, dass die Jahresverkehrszahlen auf den Konten durch Korrekturbuchungen aufgebläht werden, kann mit dem Generalumkehrschlüssel gearbeitet werden. Er bewirkt, dass die Berichtigung nicht auf der Gegenseite, sondern auf der gleichen Seite wie die Falschbuchung mit einem - (Minuszeichen) durchgeführt wird.
Der Berichtigungsschlüssel wird bei Stornorechnungen und Gutschriften angewendet.
Hinweis: Bei Umsatz-Korrekturen wird ohne Kontierungsänderung nur der Berichtigungsschlüssel (2) gesetzt.
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Fremdbelegnummer
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Gibt an, ob die Fremdbelegnummern mit übergeben werden sollen.
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Fremdwährungsbeträge mit ausgeben
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Gibt an, ob Fremdwährungsbeträge mit übergeben werden sollen.
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Inhalt Belegfeld 2
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0 = leer / 1 = Fälligkeitsdatum der Rechnung übergeben / 2 = Zahlungsbedingung der Rechnung übergeben
Sonderfall:
Soll das Belegfeld2 leer übergeben werden und handelt es sich um eine Zahlungsbedingung mit Folgemonaten und Stichtagen, wird das Fälligkeitsdatum der Rechnung übergeben.
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Beleglink exportieren
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Gibt an, ob der Beleglink auf einen im DMS abgelegten Beleg mit übergeben werden soll.
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Formattexte
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Format des Buchungstextes
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Der Buchungstext kann individuell konfiguriert werden.
In der Exportkonfiguration können Platzhalter eingegeben werden, um für jede Rechnung einen Buchungstext auszugeben:
Platzhalter
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Bemerkung
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%BELEGID
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Rechnungsnummer
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%RECHART
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Rechnungsart
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%DATENBANK
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Datenbank, auf welcher der Datenexport stattfindet
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%BELEGIDNUM
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numerische Rechnungsnummer
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%FREMDBELEGID
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Fremdbelegnummer
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%FIRMANR
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Debitornummer bzw. Kreditornummer
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%FIRMENNAME
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Name des Debitor bzw. Kreditor
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%LEER
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leerer Buchungstext
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%BEZ1
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Ermittelt den ersten Teil der Artikelbezeichnung1 (bis zum ersten Auftreten eines Leerzeichens) für die umsatzhöchste Position einer Rechnung. Nur bei OPOS-Satz.
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%OPOS1=“text“
%OPOS2=“text“
%FIKO1="text"
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Satzabhängiger Text. Je nachdem um welche Satzart es sich handelt, wird der gewünschte Text ausgegeben.
OPOS1: OPOS-Satz dem keine FIKO-Sätze folgen,
OPOS2: OPOS-Satz dem FIKO-Sätze folgen,
FIKO1: FIKO-Satz dem FIKO-Sätze folgen
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%SELECT_VK(EK)VORGANG
=“spaltenname“
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Text der angegebenen Spalte der Verkaufs- bzw. Einkaufsvorgangstabelle.
Verkauf: Vorgang: Tabelle "au" / Doc: Tabelle "lsre"
Einkauf: Vorgang: Tabelle "bestlia" / Doc: Tabelle: "we"
Es wird je nach Tabelle entweder nur das Kürzel "VK" oder "EK" verwendet.
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%SELECT_VK(EK)DOC
="spaltenname“
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Beleginfo1 bis 8
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optionales Auswahlfeld. Es stehen zur Verfügung:
•Rechnungsnummer
•Rechnungsart
•Datenbank
•Numerische Rechnungsnummer
•Fremdbelegnummer
•Firmennummer
•Firmenname
•Leer
•Artikelbezeichnung bis 1. Leerzeichen |
Export "Finanzbuchhaltung: Stammdaten (DATEV)"
Typ- und formatabhängige Angaben
Feld
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Beschreibung
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Header
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Berater
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Gibt die Nummer des Steuerberaters an.
Die Beraternummer und der Beratername werden von DATEV vergeben.
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Mandant
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Gibt die Mandantennummer an.
Die Mandanten-Nummer wird vom Berater vergeben.
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Sachkonto Nummernlänge
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Gibt an, wie viele Stellen die Nummern der Sachkonten haben.
Die Länge der Personenkonten muss um eins höher sein als die Länge der Sachkonten
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Filter
Allgemeine Informationen zu dieser Registerkarte befinden sich im Kapitel "Filter".
Filter für den Export von Stammdaten (Debitoren/Kreditoren)
Standardfilter: Nur geänderte Debitoren/Kreditoren
•Dieser Filter wird beim Anlegen einer neuen Exportkonfiguration vorgeblendet.
•Es werden nur neue oder seit dem letzten Export geänderte Stammdaten übergeben.
Weiterhin stehen alle Filter des Bereichs "Firma" zur Verfügung. Somit ist beispielsweise eine getrennte Übergabe von Debitoren und Kreditoren möglich.
Filter für den Export von Belegen
Standardfilter: Nur neue Belege
•Dieser Filter wird beim Anlegen einer neuen Exportkonfiguration vorgeblendet.
•Es werden nur neue oder seit dem letzten Export geänderte Belege übergeben.
Weiterhin stehen Filter aus den Bereichen der Rechnungsbücher, Firma oder des Projekts zur Verfügung. Mit Hilfe des Filters Rechnungsart können beispielsweise Aus- und Eingangsrechnungen getrennt ausgegeben werden.
Protokoll
Werden Stammdaten oder Belege an die Finanzbuchhaltungssoftware exportiert, so wird dies im Erfolgs- sowie Fehlerfall protokolliert.
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