Briefe erstellen

Aufruf: Modulgruppe Stammdaten - Modul Firma - Menüband - Registerkarte Aktionen - Gruppe Kommunikation - Schaltfläche Brief schreiben

Allgemeines

Über die Schaltfläche "Brief schreiben" kann für die aktuell geladene Firma ein Briefdokument angelegt werden.

Es werden die Vorlagen aus dem in den Systemeinstellungen definierten Vorlagenverzeichnis angezeigt. Die Vorlagen müssen vorher erstellt  bzw. eine mitgelieferte Vorlage angepasst werden (siehe "Beispielvorlagen und Textmarken").

Nach Auswahl der Vorlage wird das konfigurierte Textverarbeitungsprogramm geöffnet und die Daten werden in die Felder übernommen.

Bearbeiten von Vorlagen

Die Positionierung der DELECO Daten erfolgt über Textmarken.

Um Adressen für Serienbriefe zu selektieren, muss die Funktion Menü "Aktion" - "Serienbrief" neu aufgerufen werden.

Es wird der Auswahldialog für Firmen geöffnet. Hier können Firmen gesucht werden, für welche der Serienbrief erstellt werden sollen (z.B. Firmen einer bestimmten Firmengruppe).

Mittels der Schaltfläche "Suchen" wird zur Firmenauswahl gewechselt. Hier müssen mittels Doppelklick die entsprechenden Firmen markiert werden. Eine so gewählte Firma erhält im Zeilenkopf der Tabelle zur Kennzeichnung einen "Pfeil rechts".

Nach dem Betätigen der Schaltfläche "Ok" wird die Schnittstellendefinition geöffnet.

Hinweis: Sollen alle Firmen ausgewählt werden, kann ohne Doppelklick "Ok" betätigt werden. Nach nochmaliger Abfrage werden alle Firmen übernommen.

Die Schnittstellendefinition dient dazu, festzulegen, welche Felder aus dem Firmenstamm im Serienbrief mit gedruckt werden sollen. Es kann eine bereits vorhandene Definition ausgewählt oder eine neue über die Schaltfläche "Definition..." angelegt werden (siehe auch Import/Export: "Firmen").

Nach der Auswahl einer vorhandenen Definition werden die markierten Firmen in einer CSV-Datei gespeichert. Dazu muss ein Name vergeben, der Speicherort festgelegt und gespeichert werden.

Wird die Frage, ob gleich ein neues Seriendruckdokument erstellt werden soll, mit "Ja" beantwortet, wird MS Word geöffnet. Die Auswahl "Seriendruckfelder" wird mit den Daten gefüllt. Damit kann eine Vorlage erstellt oder eine bereits vorhandene Vorlage zur gleichen Definition geöffnet werden. Die weitere Bearbeitung der Serienbriefe erfolgt, wie in MS Word beschrieben.

Zusätzlich kann gleichzeitig eine Aktivität generiert werden.

Erstellen eines Briefes aus einem Vorgang heraus (Einkauf, Verkauf)

Es werden die wichtigsten, zum Vorgang relevanten Daten an den Brief übergeben (nur Kopfdaten, keine Positionen).

Alle einmalig übergebenen Druckdaten (alle Report-Variablen bis auf wenige Ausnahmen) werden auch über Textmarken im Brief unterstützt.

Um einen Brief aus dem Verkaufsmodul heraus aus einer Vorlage zu erstellen, wählt man über "Aktion": "Brief neu" aus. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl einer bestehenden Briefvorlage.

Hinweis:

Für den Wareneingang wird für Wareneingang und Retoure die Briefvorlage für "System / Office / Einkauf: Retour" verwendet.

Für den Rechnungseingang wird die Briefvorlage für "System / Office / Rechnungsprüfung" verwendet.