0. Schritt
Vorbereitungen
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Bevor eine Inventur in DELECO durchgeführt werden kann, müssen die Inventur und die Stammdaten entsprechend Ihrer Erfordernisse eingerichtet werden.
Dazu gehört:
Systemkonfiguration
•Modulkonfiguration
•Systemvorgabe - Abwertungsregeln
•Nummernkreise
o50: "Lager: Inventur"
o52: "Lager: Inventurzählliste"
o53: "Lager: Inventurbewertung"
Artikelstammdaten
•auf der Registerkarte "Lager": "Inventurbewertungspreisbasis" und "Inventurbewertungsverfahren" prüfen
•auf der Registerkarte "Fertigung": Herstellkosten prüfen
Status der Vorgänge prüfen
•wurden alle Wareneingänge bis zum Stichtag angelegt und verbucht
•wurden alle Fertigungsaufträge fertig gemeldet
Sind die Vorbereitungen abgeschlossen starten Sie mit Schritt 1 "Inventur anlegen".
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1. Schritt
Inventur anlegen
Modul: Inventur
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Bevor die eigentlichen Zähllisten angelegt werden können, muss der Umfang der Inventur definiert werden.
Das beinhaltet:
•Auswahl der Warengruppen und
•Auswahl der Lagerplätze
für welche/auf welchen die körperliche Bestandsaufnahme erfolgen soll.
Die Definition erfolgt im Modul "Inventur", auf der Registerkarte "Inventur".
Möchten Sie neben der Bestandsaufnahme auch eine Inventur der unfertigen Erzeugnisse durchführen, wird empfohlen zwei getrennte Inventurdefinitionen anzulegen:
•Lagerbestände
•Unfertige Erzeugnisse.
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Inventur für Lagerbestände
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Inventur für unfertige Erzeugnisse
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•Wählen Sie nun alle Lagerplätze und Warengruppen aus, welche physisch gezählt werden sollen.
•Anschließend erhalten Sie in der Tabelle "Artikel" einen Überblick über alle Artikel, die potentiell auf der Zählliste enthalten sind. Diese werden im Standard nach den Warengruppen gruppiert angezeigt.
•In der Tabelle "Lagerbestände" erhalten Sie, nachdem Sie einen Artikel oder Warengruppe in der Tabelle "Artikel" ausgewählt haben, einen Überblick welcher Bestand des Artikels auf welchen Lagerplätzen aktuell im System vorhanden ist.
Im Verlauf der Inventur können Sie in beiden Tabellen den Status mitverfolgen.
Gehen Sie nun weiter zu Schritt 2 "Zähllisten anlegen".
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•Wählen Sie alle Warengruppen aus, in denen Eigenfertigungsteile hinterlegt sind und speichern Sie die Definition.
•Gehen Sie nun weiter zu Schritt 3 "Inventur aktivieren" |
2. Schritt - nur relevant bei "Inventur Lagerbestände"
Zähllisten anlegen
Modul: Inventur - Registerkarte "Zähllisten"
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Inventur für Lagerbestände
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Inventur für unfertige Erzeugnisse
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Die Aufnahme der Lagerbestände erfolgt über Zähllisten.
Bevor diese an die Zählteams ausgegeben werden können, müssen diese vorbereitet werden.
Je nach Organisation werden pro Zählliste die betreffenden Lagerplätze und Warengruppen ausgewählt und die Verantwortlichen festgelegt.
Nach dem Anlegen befindet sich die Zählliste im Status "geplant". Es werden die zur Auswahl gehörenden Artikel in der Tabelle vorgeblendet.
Relevante Artikel sind:
•Artikel mit Lagerbestand auf den gefilterten Lagerplätzen
•Lt. Modulkonfiguration: alle Artikel, die in den letzten X Monaten Bestand hatten und aktuell keinen Lagerbestand auf den ausgewählten Lagerplätzen vorweisen.
Wird die Zählliste in den Status "angelegt" versetzt, kann die Sortierung der Zählliste erfolgen, z.B. nach Lagerplatz und Artikel.
Die Sortierung erfolgt wahlweise:
•über den Tabellenkopf.
•Markieren der Zeilen und verschieben per Drag&Drop
Nach dem Speichern wird die Spalte "Stelle" entsprechend der vorgenommenen Sortierung angepasst.
Die Sortierung ist ausschließlich im Status "angelegt" möglich.
Ist die Bearbeitung der Zählliste abgeschlossen, muss diese vom Nutzer in den Status "freigegeben" versetzt werden. Damit wird der Inhalt für den Druck und die weitere Bearbeitung festgeschrieben.
Gehen Sie nun weiter zu Schritt 3 "Inventur und Zähllisten aktivieren".
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Nicht notwendig
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3. Schritt
Inventur und Zähllisten "Aktivieren"
Modul: Inventur
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Die Inventur wird in den Status "Aktiv" versetzt.
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Inventur für Lagerbestände
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Inventur für unfertige Erzeugnisse
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Damit können ebenfalls die Zähllisten auf den Status "Aktiv" gesetzt werden, um diese durch den Inventurverantwortlichen an die Zählteams auszugeben.
Mit dem aktivieren der Zählliste wird der aktuelle Bestand aus dem Lager ermittelt und in der Inventur festgeschrieben.
Ist die Einstellung "Lagersperre beim Buchen beachten" können ab diesem Moment keine Buchungen in DELECO vorgenommen werden.
Die Zählliste kann nun auch gedruckt werden (Menüband - Registerkarte Aktionen - Schaltfläche Zählliste drucken). Der Druck macht die Aufnahmeliste in ihrem Umfang verbindlich.
Gehen Sie nun weiter zu Schritt 4 "Inventuraufnahme - Zähllisten erfassen".
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Gehen Sie nun weiter zu Schritt 6 "Inventur abschließen".
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4. Schritt
Inventuraufnahme - Zähllisten erfassen
Modul: Inventuraufnahme
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Inventur für Lagerbestände
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Inventur für unfertige Erzeugnisse
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Um die Bestandsaufnahme so effektiv und schnell wie möglich durchzuführen, sollte organisatorisch sichergestellt werden, dass die Lager entsprechend vorbereitet sind: die Vorräte sollen leicht zugänglich und übersichtlich gelagert sein, veraltete oder beschädigte Vorräte sind zu kennzeichnen, ebenso Fremdbestände.
Durch die Zählteams erfolgt nun die Bestandsaufnahme. Diese kann auch per Scanner erfolgen.
Wurde eine Zählliste vom Zählteam vollständig abgearbeitet und damit die Inventurzählung abgeschlossen, muss die Zählliste über das Modul "Inventuraufnahme" als "gezählt" gekennzeichnet werden. Die Erfassung der gezählten Bestände in DELECO ist nun möglich. Mit dem Statuswechsel können die auf der Zählliste enthaltenen Artikel wieder auf dem fertig gezählten Lagerplätzen gebucht werden.
Pro "Papier"-Zählliste werden die ermittelten Bestände, Chargen, Seriennummern und ggf. zusätzlich gefundene Lagerbestände in der Inventuraufnahme erfasst.
Eine manuelle Erfassung der Zählbestände ist bei der Erfassung per Scanner nicht notwendig, da die Mengen direkt vom Scanner geschrieben werden. Hier muss die Zählliste nur als "gezählt" gekennzeichnet werden.
Nach Abschluss der Erfassung versetzt der Nutzer die Zählliste dann in den Status "Erfasst". Dazu muss in allen Positionen ein Zählbestand erfasst sein.
Gehen Sie nun weiter zu Schritt 5 "Zähllisten im Inventurmodul prüfen und buchen".
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Nicht notwendig
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5. Schritt
Zähllisten im Inventurmodul prüfen und buchen
Modul: Inventur
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Inventur für Lagerbestände
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Inventur für unfertige Erzeugnisse
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Der Inventurverantwortliche prüft die erfassten Zähllisten stichprobenweise auf Plausibilität.
Dazu kann z.B. die Auswertung "Differenzliste" verwendet werden. Dort können die mengen- und wertmäßigen Differenzen dargestellt werden.
Werden Ausreißer festgestellt, kann direkt aus der Differenzliste in die Inventuraufnahme gesprungen werden.
Um Korrekturen erfassen zu können, muss die Zählliste manuell auf auf "gezählt" zurückgesetzt und die Korrekturen erfasst werden.
Wurden keine Probleme festgestellt, dann kann die Zählliste auf "geprüft" gesetzt und anschließend gebucht werden.
ACHTUNG
Mit dem Buchen der Zählliste werden die Inventurdifferenzen gebucht!
Die Buchung der Zählliste kann nicht zurückgenommen werden.
Dieses Vorgehen ist mit allen Zähllisten der Inventur zu wiederholen.
Gehen Sie nun weiter zu Schritt 6 "Inventur abschließen".
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Nicht notwendig
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6. Schritt
Inventur abschließen
Modul: Inventur
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Wurde die Inventur beendet und die Zähllisten gebucht, muss die Inventur auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt werden.
ACHTUNG
Der Statuswechsel auf "Abgeschlossen" kann nicht zurückgenommen werden.
Gehen Sie nun weiter zu Schritt 7 "Inventurbewertung".
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Bewertungstyp "Lagerbestände"
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Hinweis
Nicht gezählte Lagerbestände aus den gewählten Warengruppen/Lagerplätzen werden bei der Bewertung mit dem aktuellen Lagerbestand zum Stichtag bewertet.
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7. Schritt
Inventurbewertung
Modul: Inventurbewertung
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Zu einer abgeschlossenen Inventur kann über die Schaltfläche "Inventurbewertung anlegen" die passende Bewertung angelegt werden.
Die Inventur und der Stichtag wird übergeben.
Hinterlegen Sie nun eine Bezeichnung für die Bewertung und nehmen Sie die zum Bewertungstyp passenden Einstellungen vor.
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Bewertungstyp "Lagerbestände"
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Bewertungstyp "Unfertige Erzeugnisse"
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•Bewertungstyp: Lagerbestand
•Methode: Bewertung
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•Bewertungstyp: Unfertige Erzeugnisse
•Methode: Bewertung
•Auswahl "Nur Kopf-Fertigungsauftrag bewerten" ja/nein
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Um mit der Bewertung fortzufahren setzen Sie den Bewertungsstatus auf "In Arbeit".
Mit der Schaltfläche "Bewertung anlegen" werden die Lagerbestände der Artikel lt. Inventurdefinition zum Stichtag aufgelistet, sowie die Preisbasis und dazugehörigen Abwertungsregeln geladen.
Prüfen Sie an der Stelle die Daten, wie z.B. die Preisbasis.
Um die Preise zu ermitteln verwenden Sie die Schaltfläche "Preise ermitteln". Details zur Preisermittlung finden Sie im Handbuchkapitel "Bewertungsmethoden und Preisermittlung".
Die Einzelpreise und die Preisherkunft werden angezeigt.
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Um mit der Bewertung fortzufahren setzen Sie den Bewertungsstatus auf "In Arbeit".
Um offene Fertigungsaufträge in die Tabelle zu laden, verwenden Sie die Schaltfläche "Bewertung anlegen". Es werden alle Fertigungsaufträge ermittelt die zum aktuellen Zeitpunkt offen sind, d.h. die Ermittlung erfolgt unabhängig vom Stichtag der Bewertung. Es werden nur Fertigungsaufträge berücksichtigt, auf die bereits mindestens eine Rückmeldung erfolgte.
Erfassen Sie nun händisch den Fertigungsfortschritt für die einzelnen Fertigungsaufträge. Bei Bedarf kann ebenfalls die "Offene Fertigungsmenge" (UE-Menge) korrigiert werden.
Über "Preise ermitteln" werden die Preise anhand der in der Modulkonfiguration eingestellten Preisbasis ermittelt.
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Konnte kein Preis ermittelt werden, so müssen die Preise manuell in der Spalte "Manueller Preis" erfasst werden.
Um die Abwertung durchzuführen verwenden Sie die Schaltfläche "Abwertung durchführen". Es wird die Abwertung anhand der hinterlegten Abwertungsregel durchgeführt. Nähere Informationen zu den Abwertungsregeln finden Sie im Kapitel "Abwertungsregeln".
Hinweis:
Manuell erfasste Preise werden nicht abgewertet!
Sollen die abgewerteten Preise verändert werden so kann man:
•Abwertungsregel entfernen
•andere Abwertungsregel anwenden
•manuellen Preis erfassen.
Sind alle Bewertungen korrekt erfasst, schließen Sie die Bewertung über "Bewertungsstatus ändern - Abgeschlossen" ab.
ACHTUNG
Der Statuswechsel auf "Abgeschlossen" kann nicht zurückgenommen werden.
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Die Stichtagsinventur ist damit abgeschlossen!
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8. Schritt
Inventurableitungen für monatliche Inventuren
Modul: Inventurbewertung
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Um monatliche Bestandsveränderungen, zum Beispiel für die BWA zu ermitteln, können Inventurableitungen verwendet werden.
Voraussetzung dafür ist die abgeschlossene Bewertung einer "Inventur".
Bei der Ableitung erfolgt keine körperliche Bestandsaufnahme von Waren und es werden keine Inventurkorrekturbuchungen vorgenommen.
Zur Bewertung werden die Lagerbestände zum Ableitungsstichtag verwendet. Es müssen als vor dem Stichtag alle relevanten Belege gebucht sein.
Es gibt zwei Möglichkeiten die Bestandsveränderungen zu verwenden:
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Ableitung summiert
Ausgangspunkt: neue Ableitung von der Inventurbewertung erstellen
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Ableitung von Einzelwerten
Ausgangspunkt: neue Ableitung von der vorherigen Ableitung erstellen
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Beispiel:
Inventur vom 31.12.
=> Ableitung 1 vom 31.01.: entspricht der Differenz vom 31.12. bis 31.01.
=> Ableitung 2 vom 28.02.: entspricht der Differenz vom 31.12. bis 28.02.
=> Ableitung 3 vom 30.03.: entspricht der Differenz vom 31.12. bis 30.03.
=> usw.
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Beispiel:
Inventur vom 31.12.
=> Ableitung 1 vom 31.01.: entspricht der Differenz vom 31.12. bis 31.01.
=> Ableitung 2 vom 28.02.: entspricht der Differenz vom 31.01. bis 28.02.
=> Ableitung 3 vom 30.03.: entspricht der Differenz vom 28.02. bis 30.03.
=> usw.
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Über das Modul "Inventurbewertung" - Schaltfläche "Neu" wird eine neue Ableitung angelegt.
Ändern Sie die Inventurbewertungsmethode auf "Ableitung".
Wählen Sie als erstes die Inventur und danach unter "Referenz" die Bewertung aus, auf deren Basis die spätere Wertentwicklung dargestellt werden soll.
Geben Sie im Feld "bis" den Ableitungstichtag an. Dieser muss in der Vergangenheit liegen.
Das weitere Vorgehen ist identisch mit Schritt 7.
Die mengen- und wertmäßige Entwicklung der Bestandsveränderungen kann nun über die Auswertungen
"Wertentwicklung (Lagerbestand)" und "Wertentwicklung (Unfertige Erzeugnisse)" nachvollzogen werden.
Verwenden Sie dazu die Schaltfläche "Wertentwicklung" im Menü "Auswertungen".
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Die Ableitung ist damit abgeschlossen.
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