Personal: Dublettenprüfung

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Im Dialog "Personal: Dublettenprüfung" können Dubletten innerhalb der Personalstammdaten zusammengeführt werden. Als Dubletten werden dabei Mitarbeiter verstanden, welche mehrfach im System vorhanden sind, aber mit hoher Wahrscheinlichkeit den selben Mitarbeiter der eigenen Firma abbilden.

Die Bearbeitung von Dubletten erfolgt grundsätzlich in zwei Schritten. Als erstes werden Mitarbeiter mit Dubletten gesucht und ausgewählt. Anschließend erfolgt die Zusammenführung der Datensätze. Das Vorgehen ist ausführlich im Kapitel "Dubletten suchen und zusammenführen" beschrieben.

Hintergrund

Dubletten innerhalb der Personalstammdaten können auf verschiedene Weise entstanden sein. Die häufigsten Fälle sind in der nachfolgenden Tabelle aufgelistet:

Fall

Beschreibung

Beispiel

Ein Mitarbeiter ist mit den selben Daten einmal als Ansprechpartner der eigenen Firma und einmal als Mitarbeiter aus der Zeiterfassung vorhanden.

Bei der Zusammenführung der Ansprechpartner der eigenen Firma und der Mitarbeiter der Zeiterfassung bestand keine Verknüpfung zwischen diesen Mitarbeitern.

Der Mitarbeiter "Sebastian Winkler" wurde einerseits als Ansprechpartner im Modul "Eigene Firma" und andererseits als Mitarbeiter im Modul "Zeiterfassung" angelegt. Dabei wurde keine Verknüpfung zwischen diesen Mitarbeitern im Modul "Zeiterfassung" hergestellt.

Ergebnis: Bei der Zusammenführung der Mitarbeiter im Modul "Personal" wurden für "Sebastian Winkler" zwei Datensätze erstellt. Bei einem Datensatz ist dabei die Rolle "Ansprechpartner" aktiviert, bei dem anderen die Rolle "Zeiterfassung".

Ein Mitarbeiter ist mit unterschiedlichen Daten mehrfach vorhanden.

Ein Mitarbeiter war in der Vergangenheit schon einmal eingestellt, hat das Unternehmen zwischenzeitlich verlassen und wurde anschließend erneut eingestellt. Dabei sind zusätzlich folgende Abweichungen möglich:

•Der Mitarbeiter hat geheiratet und der Nachname hat sich daraufhin geändert.

•Der Mitarbeiter ist umgezogen und hat eine neue Privatadresse.

"Jana Schulz" war vom 01.01.2003 bis 30.06.2005 als Sachbearbeiterin im Verkauf beschäftigt und wurde im Modul "Zeiterfassung" als Mitarbeiterin angelegt. Am 01.07.2013 wurde sie erneut eingestellt, hat aber in der Zwischenzeit geheiratet und heißt nun "Jana Brendler". Im Modul "Zeiterfassung" wurde daraufhin eine neue Mitarbeiterin mit dem Namen "Jana Brendler" angelegt.

Ergebnis: Bei der Zusammenführung der Mitarbeiter im Modul "Personal" wurde für "Jana Brendler" und für "Jana Schulz" ein Datensatz erstellt.

"Andreas Lehmann" war vom 01.03.2001 bis 30.09.2007 als Sachbearbeiter im Einkauf beschäftigt und wurde im Modul "Zeiterfassung" als Mitarbeiter angelegt. Am 01.10.2012 wurde er erneut eingestellt, ist aber in der Zwischenzeit umgezogen. Weiterhin arbeitet er jetzt als Projektleiter in der Abteilung "Konstruktion". Im Modul "Zeiterfassung" wurde daraufhin ein neuer Mitarbeiter mit dem Namen "Andreas Lehmann" und einer neuen Privatadresse sowie Funktion und Abteilung angelegt.

Ergebnis: Bei der Zusammenführung der Mitarbeiter im Modul "Personal" wurden für "Andreas Lehmann" zwei Datensätze erstellt, bei denen sich die Privatadresse sowie die Funktion und Abteilung unterscheiden.