Personal: Dubletten suchen und zusammenführen

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Dubletten suchen

Beim Öffnen des Dialogs "Personal: Dublettenprüfung" wird zunächst nach Mitarbeitern mit Dubletten gesucht. Bei dieser Suche werden alle vorhandenen Datensätze verglichen. Eine Ähnlichkeit der Daten wird auf Basis der Inhalte der Felder "Nachname", "Vorname" und "Geburtstag" sowie "Straße" und "Ort" der Privatadresse berechnet und als Rang zusammengefasst. Der Rang gibt somit die Wahrscheinlichkeit an, mit der für einen Mitarbeiter mindestens eine Dublette existiert.

Die obere Tabelle zeigt alle Mitarbeiter an, für die Dubletten vorhanden sind. Die Filtergenauigkeit ist dabei standardmäßig auf den Wert "Hoch" eingestellt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen für die Filtergenauigkeit zur Verfügung:

Filtergenauigkeit	Auswirkung
Sehr Hoch	Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, für die mit mindestens 85 % Wahrscheinlichkeit eine Dublette existiert.
Hoch	Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, für die mit mindestens 70 % Wahrscheinlichkeit eine Dublette existiert.
Mittel	Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, für die mit mindestens 60 % Wahrscheinlichkeit eine Dublette existiert.
Niedrig	Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, für die mit mindestens 50 % Wahrscheinlichkeit eine Dublette existiert.
Keine	Es werden alle Mitarbeiter angezeigt.

Die Anzeige der Mitarbeiter erfolgt absteigend nach der Wahrscheinlichkeit. Für die Zusammenführung von Dubletten muss der gewünschte Mitarbeiter in der Tabelle markiert werden.

Spalte	Beschreibung
Rang	Wahrscheinlichkeit, mit der für einen Mitarbeiter mindestens eine Dublette existiert.
Nachname	Nachname des Mitarbeiters
Vorname	Vorname des Mitarbeiters
Geburtstag	Geburtstag des Mitarbeiters
Adresse	Privatadresse des Mitarbeiters
Abteilung	Abteilung des Mitarbeiters
Funktion	Funktion des Mitarbeiters
Rolle Ansprechpartner	Kennzeichen, ob für den Mitarbeiter die Rolle "Ansprechpartner" aktiviert ist
Rolle Zeiterfassung	Kennzeichen, ob für den Mitarbeiter die Rolle "Zeiterfassung" aktiviert ist
Eintrittsdatum	Eintrittsdatum des Beschäftigungsverhältnisses des Mitarbeiters
Austrittsdatum	Austrittsdatum des Beschäftigungsverhältnisses des Mitarbeiters
Dubletten	Anzahl der Dubletten für den Mitarbeiters
Angelegt am	Datum, an dem der Datensatz für den Mitarbeiter angelegt wurde
Angelegt von	Nutzer, von dem der Datensatz für den Mitarbeiter angelegt wurde
Anrede	Anrede des Mitarbeiters
Bearbeitet am	Datum, an dem der Datensatz für den Mitarbeiter bearbeitet wurde
Bearbeitet von	Nutzer, von dem der Datensatz für den Mitarbeiter bearbeitet wurde.
Matchcode	Matchcode des Mitarbeiters
Namenszusatz	Namenszusatz des Mitarbeiters
Titel	Titel des Mitarbeiters

In der unteren Tabelle werden anschließend alle vorhandenen Dubletten für den oben markierten Mitarbeiter angezeigt. Sind mehrere Dubletten vorhanden, muss hier der Mitarbeiter markiert werden, der für die Zusammenführung verwendet werden soll. Per Klick auf "Weiter" gelangt man zur nächsten Seite, auf welcher die Zusammenführung der Datensätze erfolgt.

Dubletten zusammenführen

•Die zu übernehmenden Daten müssen festgelegt werden, für den Fall, dass Unterschiede zwischen dem ausgewählten Mitarbeiter und der ausgewählten Dublette vorhanden sind.

•Die Abgrenzung zwischen einzelnen Beschäftigungsverhältnissen muss erfolgen, für den Fall, dass mehrere Beschäftigungsverhältnisse existieren.

Übernahme der Daten

In der Tabelle werden alle Felder angezeigt, für die eine Übernahme der Daten erfolgt. Unter der Gruppierung "Zusammenführung: Manuelle Anpassung notwendig" sind dabei die Felder zu finden, für die manuell ausgewählt werden muss, welcher Inhalt übernommen werden soll. Dazu muss das Auswahlfeld in der Spalte "Übernahme" entweder für den ausgewählten Mitarbeiter oder für die ausgewählte Dublette aktiviert werden. In der Spalte "Ergebnis" wird anschließend der gewählte Übernahmewert angezeigt.

Weiterhin werden unter der Gruppierung "Zusammenführung: Automatische Übernahme" alle Felder angezeigt, die automatisch übernommen werden. Dabei handelt es sich um alle Felder, die entweder beim ausgewählten Mitarbeiter und bei der ausgewählten Dublette den selben Inhalt haben oder nur jeweils bei einem von beiden Daten enthalten.

Hinweis: Bei Textfeldern besteht zudem die Möglichkeit, den Inhalt über die Spalte "Ergebnis" zu editieren und somit an evtl. neue Werte, die weder beim ausgewählten Mitarbeiter noch bei der ausgewählten Dublette korrekt sind, anzupassen.

Abgrenzung der Beschäftigungsverhältnisse

Existieren für den ausgewählten Mitarbeiter und die ausgewählte Dublette mehrere Beschäftigungsverhältnisse, die nicht zusammengefasst werden können, müssen diese voneinander abgegrenzt werden. Dazu sind die Spalten "Eintrittsdatum" und "Austrittsdatum" für alle angezeigten Beschäftigungsverhältnisse so anzugeben, dass diese sich zeitlich nicht überschneiden. Ist außerdem für mehrere Beschäftigungsverhältnisse die Rolle Zeiterfassung aktiv, muss sichergestellt werden, dass pro Beschäftigungsverhältnis eine eindeutige Kartennummer hinterlegt bzw. diese nicht mehrfach vergeben ist.

Hinweis: Diese Tabelle ist nur sichtbar, wenn mehrere Beschäftigungsverhältnisse existieren, die nicht zusammengeführt werden können.

Mit Betätigen der Schaltfläche "Speichern" werden der ausgewählte Mitarbeiter und die ausgewählte Dublette zusammengeführt und die festgelegten Übernahmewerte zu den jeweiligen Inhalten der Felder sowie die Zeitangaben zu den Beschäftigungsverhältnissen übernommen. Anschließend wird zur ersten Seite des Dialogs gewechselt und die Suche nach Dubletten erneut ausgeführt. Mit "Schließen" kann der Dialog verlassen und die Dublettenprüfung beendet werden.

Hinweis: Bei der Zusammenführung von Dubletten wird ein Protokoll erstellt.