Personal: Schichtplan

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Auf der Registerkarte "Zeiterfassung: Schichtplan" werden einem Mitarbeiter Schichtkalender oder Schichtmodelle zugeordnet. Die Schichtkalenderzuordnungen ergeben den Schichtplan, welcher somit als Übersicht der Schichten, in denen der Mitarbeiter in den angegebenen Zeiträumen arbeitet, betrachtet werden kann. Typische Schichten sind bspw. Frühschicht, Spätschicht oder Nachtschicht.

Abb.: Registerkarte "Zeiterfassung: Schichtplan"

Tabelle Schichtplan

Navigation

In der Symbolleiste der Tabelle Schichtplan kann der angezeigte Zeitraum für die Schichtkalenderzuordnungen festgelegt werden. Mit Hilfe der Pfeilsymbole wird in jeder Ansicht zum vorhergehenden oder nachfolgenden Zeitraum geblättert.

Schichtkalender zum Mitarbeiter zuordnen

Neue Schichtkalenderzuordnungen werden über die Schaltfläche "Position neu anlegen" angelegt. Es wird eine neue Zeile in der Positionstabelle erstellt, in welche die erforderlichen Daten zur gewünschten Schicht einzutragen sind.

Es besteht zudem die Möglichkeit Schichtkalenderzuordnungen in ein anderes Beschäftigungsverhältnis des gewählten oder eines anderen Mitarbeiters zu übertragen. Dazu sind die gewünschten Einträge in der Tabelle zu markieren und mittels der Schaltfläche "Positionen kopieren" zu kopieren. Über die Schaltfläche "Positionen einfügen" werden die kopierten Schichtkalenderzuordnungen anschließend im gewünschten Schichtplan eingefügt.

Beim Anlegen von Schichtkalenderzuordnungen ist zu beachten, dass sich Schichten zeitlich nicht überschneiden dürfen. Wurde eine zeitliche Überschneidung eingetragen, erscheint beim Speichern eine Rückfrage, die entweder mit Auswahl des zu verwendenden Schichtkalenders für den genannten Zeitraum oder mit der Schaltfläche "Abbrechen" beantwortet werden kann. Wird ein Schichtkalender ausgewählt, wird dieser zugeordnet, während die übrigen Schichtkalender für den Zeitraum verworfen werden. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" wird der Speichervorgang abgebrochen und die eingetragenen Schichten können nochmals bearbeitet werden.

Beispiel: Für den Zeitraum 06.06.2022 bis 12.06.2022 ist bereits eine Frühschicht eingetragen, anschließend wird für den Mitarbeiter eine Spätschicht in diesem Zeitraum angelegt. Beim Speichern erscheint daraufhin eine Rückfrage, ob die Frühschicht oder die Spätschicht eingetragen oder ob abgebrochen werden soll.

Abb.: Dialog zur Rückfrage beim Eintragen von sich überschneidenden Schichten

Neben der Zuordnung von einzelnen Schichten über die Schichtkalender können auch Schichtmodelle zugeordnet werden.

Vorhandene Schichtkalenderzuordnungen ändern

Werden Schichtkalenderzuordnungen für Zeiten in der Vergangenheit angelegt, bearbeitet oder gelöscht, wird anschließend automatisch eine Kumulierung der Tages- und Monatsdaten durchgeführt. Sind davon Monate betroffen, für welche bereits ein Monatsabschluss vorliegt, erscheint eine Rückfrage, ob die Änderungen übernommen und die betroffenen Zeiten neu kumuliert werden sollen.

Ist die Systemeinstellung "Ganztägige Fehlzeiten mit Sollzeit aus Schichtkalender ausweisen" aktiviert, wird zudem die Istzeit von Fehlzeiten, welche in dem von der Änderung betroffenen Zeitraum liegen, automatisch angepasst, wenn sich durch die Änderung an der Schichtkalenderzuordnung eine Änderung der Soll-Arbeitszeit ergibt. In diesem Fall erscheint zunächst eine Hinweismeldung, dass die neue Sollzeit aus dem zugeordneten Schichtkalender auf alle betroffenen ganztägigen Fehlzeiten übertragen wird:

•Speichern und Fehlzeiten anpassen: Die neue Sollzeit aus dem zugeordneten Schichtkalender wird auf die Istzeit aller ganztägigen Fehlzeiten im betroffenen Zeitraum übertragen.

•Abbrechen: Die Änderungen werden nicht übernommen, können aber erneut bearbeitet werden.

Beachtung nicht verfügbarer Zeiträume

Wurden im Basiskalender nicht verfügbare Zeiträume wie z.B. Wochenenden und weitere arbeitsfreie Tage hinterlegt, können Schichten auch über die arbeitsfreie Zeit vergeben werden. Wurden keine nicht verfügbaren Zeiträume definiert, muss dies im Schichtplan beachtet werden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter wird im Zeitraum 22.05.2017 bis 02.06.2017 zur Frühschicht eingeteilt.

Fall 1: Wochenenden und Feiertage sind im Basiskalender hinterlegt. Die Frühschicht kann folgendermaßen zugewiesen werden:

Fall 2: Wochenenden (27.05.+28.05.) und Feiertage (25.05.) sind nicht im Basiskalender hinterlegt. Die Frühschicht muss folgendermaßen zugewiesen werden:

Arbeitet ein Mitarbeiter an einem laut Schichtkalender arbeitsfreien Tag (zum Beispiel am Wochenende), wird die gearbeitete Zeit unter Beachtung der Systemvorgabe "Arbeitszeitvorgaben" ggf. als Mehrarbeit ausgewiesen.