E-Mail-Versand

Um den Kunden über den Versand zu informieren, kann eine E-Mail verschickt werden. Dies ist erst dann möglich, wenn der Status der Sendung "Versendet" ist.

Auf der Registerkarte "Adressinformationen" werden die Absender- sowie Empfängeradresse aus dem Lieferschein sowie die zugehörigen E-Mail-Adressen der Firma oder der Ansprechpartner angezeigt. Außerdem kann ein zuvor konfigurierter Vorlagetext ausgewählt werden.

Voraussetzungen

Um Versand-E-Mails an den Kunden zu schicken, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.

•E-Mail-Konten konfigurieren: siehe Kapitel E-Mail-Konfiguration

•E-Mail-Vorlagetexte erstellen: Im Dialog Textbausteine können Vorlagen für die Versand-E-Mail erstellt werden.

•Absender und Standardtextvorlage für E-Mail festlegen

Prüfen und Ergänzen der Adressinformationen

E-Mail-Vorlagetexte auswählen

In der Auswahlbox "E-Mail-Vorlagetext" werden alle Textbausteine angezeigt, die dem E-Mail-Versand zugeordnet sind.

Die jeweilige Sprache wird in Klammern angezeigt, sodass eine Unterscheidung eines Textbausteins mit mehreren Sprachen möglich ist.

Je nachdem, welche Sprache im Datendialog des Auftrags angegeben ist, wird der in der Modulkonfiguration als Standard definierte Textbaustein in der jeweiligen Sprache in der Auswahlbox vorgeblendet. Es kann ein anderer Vorlagetext ausgewählt werden.

E-Mail-Adressen für Empfänger

Im Versand stehen zwei Felder für die E-Mail-Adressen des Empfängers zur Verfügung:

•E-Mail-Adresse aus Lieferschein

•E-Mail-Adresse aus Auftrag

Die E-Mail-Adressen werden zum Ansprechpartner oder zur abweichenden Anschrift aus dem jeweiligen Datendialog ermittelt. Sind im Datendialog keine abweichende Firma und kein Ansprechpartner zugeordnet, so wird die E-Mail-Adresse des Kunden übernommen.

Unterscheiden sich die E-Mail-Adressen der Empfänger für Lieferschein und Auftrag, so wird die Versand-E-Mail an den im Lieferschein angegebenen Empfänger gesendet, der im Auftrag angegebene Empfänger erhält die E-Mail als Kopie. Sind die "E-Mail-Adresse aus Lieferschein" und die "E-Mail-Adresse aus Auftrag" gleich, so wird in der E-Mail nur das Empfängerfeld belegt.

Abb.: Adressinformationen

E-Mail an den Kunden versenden

Eine E-Mail kann versendet werden, wenn

•mindestens eine Sendung diesem Lieferschein zugeordnet ist

•der Versandstatus der Sendung "Versendet" ist.

Die E-Mail kann auch nachträglich über die Schaltfläche "E-Mail versenden" im Menüband - Registerkarte "Aktionen" - Gruppe "Versand" versendet werden.