Formelfelder in Tabellen

DELECO Auswertungen bieten einen detailreichen und umfassenden Satz an Listen und Übersichten, welche im Geschäftsbetrieb genutzt werden können. Neben den verfügbaren Auswertungen sind i.d.R. für jede Firma maßgeschneiderte Kennzahlen notwendig.

Warum? Die Berechnung oder Klassifizierung von Geschäftsdaten erfolgt in jeder Firma individuell - abhängig von den Erfordernissen der jeweiligen Firma, aufgrund unterschiedlicher Endprodukte, Firmengrößen oder Abteilungsstrukturen.

Um eigene Kennzahlen darzustellen, gibt es die Möglichkeit individuell berechnete Spalten – sogenannte „Formelfelder“ anzulegen.

Allgemeines

Benötigtes Recht: das Recht für die jeweilige Auswertung, die angepasst werden soll.

Formelfelder sind derzeit verfügbar in allen Modulen im neuen Produktdesign, z.B. :

Beispiel

Abb. Formelfelder in der Auswertung "Rechnungsausgangsbuch", mit bedingter Formatierung und Endsumme hinterlegt

Verwendung der Formelfelder

Schritt 1

Wählen Sie als erstes die passende Auswertung aus, auf welcher Ihre Kennzahl basiert.

Filtern Sie die Daten entsprechend Ihren Wünschen und lassen sich die Ergebnisse in der Tabelle/im Pivot anzeigen.

Schritt 2

Legen Sie nun über das Kontextmenü der Tabelle/des Pivots - Eintrag "Neues Formelfeld einfügen" ein neues Formelfeld an.

Es öffnet sich ein Dialog: Vergeben Sie nun einen Namen für die Tabellenspalte.

Es entsteht - je nachdem über welchen Bereich im Pivot das Kontextmenü aufgerufen wird - ein neues Formelfeld im Bereich "Spalten", "Zeilen" bzw. "Daten".

Schritt 3

Im oberen Bereich (1) wird der definierte Ausdruck/die Formel als Zeichenkette dargestellt.

Markiert man diesen, wird die Liste der Datenfelder im mittleren Bereich (3) angezeigt. Im Bereich "Felder" finden Sie alle Datums-, Zahlen- und Textinformationen, die in der Auswertung als Spalte zur Verfügung stehen (siehe auch Datenfelder (Vorlagendesigner)). Diese können Sie Sie in Formeln und zusammen mit den Funktionen verwenden. Während der Erfassung von neuen Formel erfolgt an dieser Stelle ein Syntaxprüfung. Mit Hilfe eines Suchfeldes kann gezielt nach einem bestimmten Datenfeld gefiltert werden. Per Doppelklick wird es dem Ausdruck hinzugefügt.

Um dem Ausdruck "Operatoren" hinzuzufügen, wird zunächst der gleichnamige Eintrag (4) markiert und der gewünschte Operator dem Ausdruck per Doppelklick hinzugefügt.

Im Bereich "Funktionen" (5) sind alle mathematischen, logischen, Datums-und Zeitabhängigen und Text-Funktionen zu finden.

Schritt 4

In der Tabelle/im Pivot wird nun die neue Spalte als letzte Tabellenspalte eingefügt und mit dem berechneten Wert gefüllt.

Enthält die Formel einen Fehler wird "nErr" angezeigt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die verwendete Formel nicht zu den verfügbaren Daten passt und damit die Werte nicht verarbeitet werden können.

Wichtig: Wenn Sie das Profil nicht speichern, wird das Formelfeld inkl. der hinterlegten Formel verworfen.

Weitere Funktionen

Folgende Funktionen stehen zusätzlich im Kontextmenü auf dem Spaltenkopf des Formelfeldes zur Verfügung:

Funktion/Menüeintrag	Beschreibung
Formelfeld ändern	Über das Menü können Sie die hinterlegte Formel anpassen.
Formelfeld umbenennen	Sie können einen anderen Namen für die Spalte vergeben. Hinweis: Der Name muss innerhalb der gespeicherten Auswertung eindeutig sein.
Formelfeld formatieren...	Es öffnet sich ein Dialog, über welchen Sie das Format des Formelfeldes anpassen können: •Benutze die Einheit einer anderen Spalte: oNumerische Formelergebnisse können auf diese Art und Weise um eine Einheit (z.B. Währung oder Mengeneinheit) erweitert werden. •Horizontale Ausrichtung: oder Inhalt der Spalte kann links-, rechtsbündig oder mittig ausgerichtet werden •Formatierung Dezimalzahl: oWenn der Datentyp des Formelfeldes numerisch ist können Sie die Anzahl der Nachkommastellen festlegen (minimal und maximale Anzahl) oDie Anzeige des Tausendertrennzeichens kann aktiviert werden Der Vorschaubereich ermöglicht es, die Einstellung vor dem Speichern optisch zu prüfen.
Formelfeld löschen	Die Spalte wird aus der Tabelle entfernt. Achtung: Dadurch wird auch die hinterlegte Formel gelöscht!
Bedingte Formatierung	Auf Formelfelder kann die bedingte Formatierung - das heißt farbliche Hinterlegung - angewendet werden.
Summieren	Handelt es sich um eine numerische Spalte, können hiermit Endsummen eingefügt werden. Ist das Ergebnis gruppiert, werden auch Gruppensummen eingefügt.