E-Mail-Belegtexte

Für den Einkauf sowie den Verkauf können die Texte für das Versenden von E-Mails vorkonfiguriert werden.

An dieser Stelle kann hinterlegt werden, welche Texte beim E-Mail-Versand von Dokumenten in der E-Mail vorgeblendet werden sollen.

Unterschieden wird dabei nach Einkaufs- und Verkaufsdokumenten. Ausgewählt werden können alle Firmenparameter, welche eine Parameterdefinition vom Typ "String" besitzen.

Am Beispiel eines E-Mail-Textes für eine Auftragsbestätigung soll die Konfiguration der E-Mail-Belegtexte beschrieben werden. Für alle anderen Dokumententypen gilt die Vorgehensweise analog.

1) Modulkonfiguration

In der Modulkonfiguration - Gruppe "Verkauf" bzw. "Einkauf" - "Allgemeine Einstellungen" - "E-Mail-Belegtexte" wird für die entsprechende Vorgangsart festgelegt, dass der Firmenparameter "VK: Auftrag" als Textvorlage für die E-Mail verwendet werden soll.

2) Textbausteine anlegen

Das Erstellen von Textbausteinen wird im Handbuchkapitel "Textbausteine" erläutert. Die entsprechenden Texte können mit Platzhaltern konfiguriert werden.

Verwendung von Platzhaltern

Als Platzhalter können alle im Report vorhandenen Variablen genutzt werden (mit @ begrenzt z.B.. @sKuName1@). Eine Liste aller Variablen und Items für Belege befinden sich im Dokument "DELECO Report-Items und -Variablen für Belege", welches im DELTA BARTH Portal heruntergeladen werden kann.

Der Betreff vom E-Mails wird mit dem Präfix "SUBJECT:" festgelegt. Dieser muss in der ersten Zeile des E-Mail-Textes eingefügt werden.

SUBJECT: Bestätigung für Ihren Auftrag: @sABNr@

@sEmpfAPAnredeBrief@ @sEmpfAPName1@,

anbei erhalten Sie die Auftragsbestätigung für den Auftrag @sABNr@ zu Ihrer Bestellung vom @dtAngebotDatum@.

Die Lieferung erfolgt voraussichtlich am @dtGesLieferTermin@.

Mit freundlichen Grüßen

@sAbsBetr1Name2@ @sAbsBetr1Name1@

@sAbsBetr1Abteilung@

@sAbsFirmaName1@

Fon: @sAbsFirmaTelefon1@

Fax: @sAbsFirmaTelefax@

Mail: @sAbsBetr1Mail@

Web: @sAbsFirmaInternet@

DELECO – Software für den Mittelstand

Ausgezeichnet mit dem Gütesiegel "Software Made in Germany"

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Pflichtangaben gemäß § 125a HGB:

@sAbsFirmaName1@

@sAbsFirmaStrasse@

@sAbsFirmaPlz@ @sAbsFirmaOrt@

Registergericht: Amtsgericht Chemnitz

Handelsregisternummer: @sAbsFirmaHRegister@

Geschäftsführer: Dipl.-Ing. (FH) Andreas Barth, Dipl.-Wi.Jur. (FH) Annett Barth

3) Zuordnung der E-Mail-Texte

Die Texte können anschließend über die Firmenparameter - Gruppe "E-Mail-Texte" Firmengruppen oder Firmen zugeordnet werden.

4) E-Mail-Versand

Wird beispielsweise eine Auftragsbestätigung per E-Mail versendet, dann wird der festgelegte E-Mail-Client geöffnet und der konfigurierte Text übernommen. Die Platzhalter werden dabei mit den Daten der Firma und des Vorgangs ersetzt: