Manuelle Planung

Auf der Registerkarte "Manuelle Planung" erfolgt die Einplanung von Mitarbeitern für den Personalplanungsmodus "manuelle Planung".

Planung

In der Auswahlliste "Einplanbare Mitarbeiter" werden alle Mitarbeiter, welche für die zu bearbeitende Projektaufgabe qualifiziert sind, angezeigt. Die Sortierung erfolgt dabei absteigend nach der Qualifikationsstufe.

Spalte	Beschreibung
	Das Symbol zeigt an, ob für den Mitarbeiter Schreib- bzw. Leserechte vorhanden sind. Befindet sich ein Mitarbeiter bereits durch einen anderen Nutzer in Einplanung, wird dieser durch das "Schloss-Symbol" gekennzeichnet und kann nicht von anderen Nutzern geplant werden.
Mitarbeiter	Nachname, Vorname des Mitarbeiters
Qualifikation	Qualifikationsstufe, welche der Mitarbeiter für die Projektaufgabe besitzt.
Verfügbare Zeit (hh:mm)	Kumulierte verfügbare Zeit des Mitarbeiters im Zeitraum der geplanten Projektaufgabentermine, bei der sowohl die Verfügbarkeit des Kalenders, bereits vorhandene Einplanungen und eine mögliche Grundbelastung berücksichtigt wird.
Eingeplant	Kennzeichen, ob der Mitarbeiter für die Projektaufgabe bereits eingeplant ist.
Gehört zum Projektteam	Kennzeichen, ob der Mitarbeiter zum Projektteam des Projektes gehört. Hinweis: Diese Spalte ist nur sichtbar, wenn ein Projektteam für das Projekt erstellt wurde.
Gesperrt von	Nutzer, welcher im Falle einer Nutzersperre die entsprechenden Mitarbeiter in Planung hat.

Die Einplanung eines Mitarbeiters erfolgt über die Schaltfläche "Einplanen". Dazu muss der gewünschte Mitarbeiter in der Auswahlliste "Einplanbare Mitarbeiter" markiert werden. Welcher Mitarbeiter aktuell ausgewählt ist, wird über der Schaltfläche "Einplanen" angezeigt. Um den Mitarbeiter für einen konkreten Zeitraum einzuplanen, können die Datumsfelder "Start" und "Ende" über die entsprechenden Auswahlfelder aktiviert und jeweils ein Datum ausgewählt werden. Zudem kann über das Feld "Dauer" festgelegt werden, wie viele Stunden der Mitarbeiter für die Projektaufgabe allgemein oder zum angegebenen Start oder Ende eingeplant werden soll. Es erfolgt eine Einplanung des Mitarbeiters zu allen Zeiten, an welchen dieser innerhalb der geplanten Termine der Projektaufgabe verfügbar ist. Dabei werden die Angaben zu "Start", "Ende" und "Dauer" sowie der zugeordnete Schichtkalender, eingetragene Fehlzeiten und bereits vorhandene Zuordnungen zu anderen Projektaufgaben und Aufgaben in der Fertigung bzw. Instandhaltung berücksichtigt. Die einzelnen Zuordnungen der Einplanung werden anschließend in der Auswahlliste "Eingeplante Mitarbeiter und Zeiten" angezeigt.

Spalte	Beschreibung
Mitarbeiter	Nachname, Vorname des eingeplanten Mitarbeiters
Startzeitpunkt	Beginn der Zuordnung
Endzeitpunkt	Ende der Zuordnung
Sollzeit (hh:mm)	Sollzeitdauer der Zuordnung, die durch den Planer vorgegeben ist.
Eingeplante Zeit (hh:mm)	Tatsächlich eingeplante Zeitdauer der Zuordnung. Diese entspricht i.d.R. der Sollzeit, es sei denn es liegt ein Engpass vor.
Qualifikation	Qualifikationsstufe, welche der Mitarbeiter für die Projektaufgabe besitzt.
Planstatus	Status der Einplanung der Zuordnung
Engpässe	Beschreibung der Engpässe der Zuordnung
Einplanungsoptionen	Verwendete Einplanungsoption der Zuordnung
Typ	Typ der Zuordnung (Feste Zeiten oder Flexible Zeiten)
Gehört zum Projektteam	Kennzeichen, ob der Mitarbeiter zum Projektteam des Projektes gehört. Hinweis: Diese Spalte ist nur sichtbar, wenn ein Projektteam für das Projekt erstellt wurde.

Zudem wird am linken Tabellenrand der Status der Planung der einzelnen Zuordnungen farblich gekennzeichnet:

Farbe	Bedeutung	Beschreibung
	Ok	Die Planung der Zuordnung ist zulässig.
	Warnung	Bei der Planung der Zuordnung wurde die Option "Kalenderverfügbarkeit ignorieren" verwendet. Weitere Informationen zu den Optionen und Engpässen werden in den Spalten "Einplanungsoptionen" und "Engpässe" angezeigt.
	Engpass	Bei der Planung der Zuordnung sind Engpässe aufgetreten. Weitere Informationen zu den Engpässen werden in der Spalte "Engpässe" angezeigt.

Bei der manuellen Planung besteht zudem die Möglichkeit, vorhandene Zuordnungen des Mitarbeiters zur Projektaufgabe über die Schaltflächen "Eingeplante Zeiten löschen" zu entfernen. Dabei können entweder alle Zeiten über "Alle löschen" oder nur ausgewählte Zeiten über "Ausgewählte" gelöscht werden. Zum Auswählen einzelner Zuordnungen müssen die gewünschten Zeilen in der Auswahlliste "Eingeplante Mitarbeiter und Zeiten" markiert werden.

Einplanung fester und flexibler Zeiten

Bei der manuellen Einplanung von Mitarbeitern werden zwei verschiedene Möglichkeiten zur zeitlichen Einplanung unterschieden, die Einplanung fester Zeiten und die Einplanung flexibler Zeiten. Dieser Typ der Einplanung kann links neben den Feldern für die Vorgabe der Termine "Start" und "Ende" für die Einplanung ausgewählt werden.

Typ

Beschreibung

Feste Zeiten

Die Einplanung von Zuordnungen des Typs fester Zeiten erfolgt mit konkreten Zeitpunkten für den Start- und Endtermin und ist zeitlich an diese Termine gebunden. Mit der Einplanung fester Zeiten steht ein Hilfsmittel bereit, feste und zeitgebundene Termine, wie Kundenbesuche, Besprechungen etc. manuell einplanen zu können. Wird für die Einplanung fester Zeiten ein längerer Zeitraum gewählt oder wird die gesamte Projektaufgabe mit festen Zeiten eingeplant, werden mehrere zeitlich gebundene Zuordnungen erstellt.

Beispiel: Ein typisches Beispiel für eine fest eingeplante Zeit ist eine Besprechung zur Projektaufgabe, Montagvormittag von 8-10 Uhr oder ein fest vereinbarter Kundenbesuch.

Hinweis: Fest eingeplante Zeiten werden nicht durch das System umgeplant oder verschoben.

Flexible Zeiten

Die Einplanung von Zuordnungen des Typs flexibler Zeiten erfolgt i.d.R. mit einer Sollzeit, die innerhalb eines bestimmten terminlichen Zeitfensters erbracht werden soll. Für den Planer sind hierbei die genauen Zeiträume der Bearbeitung nicht relevant, sondern er hat lediglich die Anforderung, dass im Zeitfenster ausreichend zeitliche Kapazität des Mitarbeiters für die Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung steht. Die Einplanung flexibler Zeiten erfolgt deshalb im Kalender des Mitarbeiters, soweit möglich, gleichmäßig über den Zeitraum verteilt, wobei die zeitliche Kapazität lediglich reserviert, aber nicht termingebunden eingeplant wird. Die Angabe des Zeitfensters und die Einplanung der täglichen Zeitreservierungen erfolgen hierbei tagesgenau ohne die Angabe genauer Tageszeitpunkte.

Beispiel: Ein typisches Beispiel für eine flexibel eingeplante Zeit ist die Durchführung einer Anforderungsanalyse innerhalb der kommenden 4 Wochen und einer Sollzeit von insgesamt 40 Stunden.

Hinweis: Flexible eingeplante Zeiten werden vom System automatisch umgeplant, wenn an bestimmten Tagen die Kapazität für eine anderweitige Planung erforderlich wird. Die Umplanung findet aber nur in dem Maße statt, in dem innerhalb des terminlichen Zeitfensters ausreichend Kapazität zur Bearbeitung zur Verfügung steht.

Die zusätzliche Auswahl der Planungsoptionen, die für die Einplanung fester Zeiten zur Verfügung stehen, ist für diesen Typ nicht möglich. Die einzige Ausnahme bildet die Option "Termine der Projektaufgabe ignorieren", die auf Rückfrage automatisch zugeschaltet wird, wenn Termine angegeben werden, die außerhalb der Projektaufgabe liegen.

Planungsoptionen

Weiterhin können für die Einplanung eines Mitarbeiters folgende Planungsoptionen über die Auswahlbox "Optionen" gewählt werden, die jedoch lediglich bei der Einplanung fester Zeiten zur Verfügung stehen:

Option	Beschreibung
Grundbelastung ignorieren	Die in der Zeiterfassung hinterlegte Grundbelastung eines Mitarbeiters wird ignoriert und die Projektaufgabe auch für diese Zeit eingeplant,sofern dies notwendig wird.
Überstunden einplanen	Die in der Zeiterfassung hinterlegte maximale Belastung eines Mitarbeiters wird beachtet und die Projektaufgabe zusätzlich für diese Zeit eingeplant, sofern dies notwendig wird.
Termine der Projektaufgabe ignorieren	Die Einplanung des Mitarbeiters erfolgt außerhalb der geplanten Termine der Projektaufgabe, wenn über die Felder "Start", "Ende" und "Dauer" ein konkreter Zeitraum festgelegt wird. Zudem ist mit dieser Option eine Erweiterung der Projektaufgabentermine möglich, um die Sollzeit der Projektaufgabe komplett einplanen zu können. Hinweis: Die Planung findet weiterhin nur zu nach dem Kalender verfügbaren Terminen statt. Wurden die geplanten Termine einer Projektaufgabe durch die Mitarbeiterplanung verändert, ist eine erneute Terminierung dieser Aufgabe erforderlich.
Kalenderverfügbarkeit ignorieren	Die Einplanung des Mitarbeiters erfolgt unabhängig vom hinterlegten Schichtkalender. Dadurch ist bspw. eine Einplanung am Wochenende möglich. Hinweis: Wird diese Option verwendet, werden die entsprechenden Zuordnungen mit einer Warnung gekennzeichnet.

Werden mehrere Planungsoptionen gleichzeitig gewählt, werden diese bei der Einplanung mit nachfolgender Priorisierung berücksichtigt. Eine Einplanung nach der entsprechenden Option erfolgt nur dann, wenn die Einplanung aller vorherigen Optionen bereits ausgeschöpft ist und eine noch zu verplanende Restdauer vorhanden ist.

Schritt	Beschreibung
1. Standardplanung	Es wird zunächst die maximale Zeitdauer innerhalb der Verfügbarkeitszeit des Mitarbeiters im angegebenen Bezugszeitraum (siehe unten) eingeplant.
2. Grundbelastung ignorieren	Bei Auswahl der Option erfolgt eine Einplanung der maximalen Zeitdauer innerhalb der Verfügbarkeitszeit des Mitarbeiters im Bezugszeitraum, die durch eine Vernachlässigung der Grundbelastung des Mitarbeiters erreicht werden kann.
3. Kalenderverfügbarkeit ignorieren	Bei Auswahl der Option erfolgt eine Einplanung der maximalen Zeitdauer innerhalb der Nicht-Verfügbarkeitszeit des Mitarbeiters im Bezugszeitraum.
4. Kapazitätsbeschaffung	In diesem Schritt findet, sofern dies möglich ist, eine Umplanung anderer flexibler Zeiten im Zeitbereich statt, sodass zusätzliche Kapazität frei wird, die anschließend eingeplant wird.
5. Überstunden einplanen	Bei Auswahl der Option findet Einplanung von Überstunden bis zur maximalen täglichen Arbeitszeit des Mitarbeiters statt.
6. Termine der Projektaufgabe ignorieren	Falls die Option mit offenem Termin gewählt wurde, findet eine Verlängerung der Projektaufgabe, soweit dies notwendig ist, statt. Die Verlängerung erfolgt kalendertagweise bis zur vollständigen Einplanung der gewünschten Zeitdauer. Hierbei werden sämtliche Einplanungsoptionen analog der beschriebenen Priorisierung berücksichtigt, um die Terminverlängerung minimal zu gestalten.

Der Bezugszeitraum innerhalb der Einplanung berechnet sich wie folgt:

•Wird kein Zeitraum angegeben, so werden automatisch die Plantermine der Projektaufgabe als Bezugszeitraum verwendet.

•Wird ein offener Zeitraum (nur Start, nur Ende) angegeben, wird der zweite Termin durch den geplanten Start- bzw. Endtermin der Projektaufgabe ergänzt. Die Einplanung erfolgt zudem entweder vorwärts ausgehend vom angegebenen Starttermin bzw. rückwärts vom angegebenen Endtermin.

•Wird ein Zeitraum für die Einplanung innerhalb der Plantermine der Projektaufgabe angegeben, wird dieser verwendet.

•Wird ein Zeitraum angegeben, der ganz oder teilweise außerhalb der Plantermine der Projektaufgabe liegt, wird dieser nur dann verwendet, wenn zusätzlich die Option "Termine der Projektaufgabe ignorieren" gewählt wurde. Andernfalls wird der Bezugszeitraum auf die Plantermine der Projektaufgabe reduziert.

Kapazitätsübersicht

Die Kapazitätsübersicht für die einzuplanenden Mitarbeiter wird anhand eines Histogramms grafisch veranschaulicht, indem die verfügbaren Zeiten und bereits vorhandenen Einplanungen dargestellt werden. Dazu ist der gewünschte Mitarbeiter in einer der beiden Auswahllisten zu markieren. Die Anzeige erfolgt je nach Zeitdauer der ausgewählten Projektaufgabe in Tagen, Kalenderwochen oder Monaten. Der Zeitraum, auf welchen die ausgewählte Projektaufgabe fällt, wird dabei in der Spaltenüberschrift grün markiert. Die vorhandenen Einplanungen des Mitarbeiters werden in jeder betreffenden Spalte als Block zusammengefasst. Enthält ein Block zur aktuellen Projektaufgabe eine Zuordnung, bei deren Planung ein Engpass oder eine Warnung aufgetreten ist, wird dies durch ein rotes oder gelbes Ampelsymbol in der rechten oberen Ecke des Blocks gekennzeichnet. Die verwendeten Farben und Abkürzungen der einzelnen Blöcke haben folgende Bedeutung:

Farbe	Abkürzung	Bedeutung
	AA	Aktuelle Aufgabe
	AP	Aktuelles Projekt
	P	Andere Projekte
	F/IMS	Fertigung/Instandhaltung
	G	Grundbelastung
	keine	Mögliche Überstunden
	keine	Verfügbare Zeit
	NV	Nicht verfügbare Zeit

Darüber hinaus wird in der Darstellung der einzelnen Blöcke unterschieden, ob es sich bei den jeweiligen eingeplanten Mitarbeiterzuordnungen um feste oder flexible Zeiten handelt. Flexible Zeiten werden mit einer schraffierten Hintergrundfläche gekennzeichnet.

Über das Kontextmenü der Übersicht kann die Anzeige von Statusleisten, welche die Prioritäten der einzelnen Aufgaben angeben, je Spalte und Block aktiviert werden. Folgende Werte werden dabei unterschieden:

Farbe	Bedeutung	Beschreibung
	Niedrige Priorität	Die Priorität der Aufgabe hat einen Wert von null bis drei.
	Mittlere Priorität	Die Priorität der Aufgabe hat einen Wert von vier bis sechs.
	Hohe Priorität	Die Priorität der Aufgabe hat einen Wert von sieben bis neun.

Weiterhin wird in jedem Block die gesamte eingeplante Zeit sowie die Anzahl der Mitarbeiterzuordnung (ZO) angezeigt. Weitere Details sind außerdem in den Tooltips der Blöcke und Spaltenüberschriften (Tag/Kalenderwoche/Monat) angegeben:

Blöcke

Spaltenüberschriften

•Verfügbare Zeit in Stunden = Zeit anwesend - Zeit eingeplant - Zeit reserviert (Grundbelastung)

oDie "Zeit anwesend" ist die Summe der Arbeitszeit des ausgewählten Mitarbeiters in Stunden für den gewählten Zeitraum (Tag/Kalenderwoche/Monat).

oDie "Zeit anwesend maximal" ist die Summe der Arbeitszeit inklusive möglicher Überstunden des ausgewählten Mitarbeiters in Stunden für den gewählten Zeitraum (Tag/Kalenderwoche/Monat).

oDie "Zeit eingeplant" ist die Summe der Einplanungen des Mitarbeiters in Stunden für den gewählten Zeitraum (Tag/Kalenderwoche/Monat).

oDie "Verfügbare Zeit" gibt somit an, wie viele Stunden der Mitarbeiter im gewählten Zeitraum (Tag/Kalenderwoche/Monat) noch eingeplant werden kann.

Beispiel 1: Einplanung fester Zeiten

Ein Mitarbeiter hat eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden und darf maximal zwei Überstunden machen. Für den 27.01.2014 beträgt somit die "Zeit anwesend" acht Stunden und die "Zeit anwesend maximal" 10 Stunden. Eingeplant wurde der Mitarbeiter an diesem Tag mit zwei Stunden für die aktuelle Projektaufgabe, fünf Stunden für andere Projekte und drei Stunden für einen Arbeitsgang in der Fertigung. Die "Zeit eingeplant" beträgt daher zehn Stunden (2+5+3=10). Für den Mitarbeiter kann somit am 27.01.2014 keine "Verfügbare Zeit" mehr eingeplant werden. Zudem wurden die möglichen Überstunden eingeplant, was durch die "NV-Zeit eingeplant" von 2 Stunden gekennzeichnet ist.

Beispiel 2: Einplanung flexibler und fester Zeiten im Kombination

Ein Mitarbeiter mit der täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden wird für die Bearbeitung einer Projektaufgabe innerhalb einer Arbeitswoche (Montag bis Freitag) mit einer flexiblen Zeit von insgesamt 15 Stunden eingeplant. In der Planung wird diese Zuordnung gleichmäßig über diese Arbeitstage verteilt, sodass sich eine tägliche Reservierung von 3 Arbeitsstunden ergibt. Stellt sich nun heraus, dass der Mitarbeiter an den beiden Wochentagen Dienstag und Mittwoch zur Bearbeitung einer anderen Projektaufgabe des gleichen Projekts jeweils einen ganztägigen Kundentermin wahrnehmen muss, werden diese beiden Tage mit je 8 Stunden für die andere Aufgabe eingeplant. Da für diese Tage bereits zeitliche Reservierungen von je 3 Arbeitsstunden für die flexible Zeit vorliegen und lediglich 8 Stunden pro Tag eingeplant werden dürfen, wird systemseitig geprüft, ob diese flexiblen Zeiten auf andere Tage mit ausreichend freier Kapazität umgeplant werden können. Da an den übrigen Tagen (Montag, Donnerstag, Freitag) insgesamt genügend freie Kapazität vorhanden ist, werden die betroffenen 6 Arbeitsstunden, die ursprünglich für Dienstag und Mittwoch reserviert wurden, gleichmäßig auf die Tage Montag, Donnerstag und Freitag verteilt. An diesen Tagen ergeben sich neue Reservierungen von je 5 Arbeitsstunden.

Abb.: Manuelle Planung: Einplanung einer flexiblen Zeit von insgesamt 15 Stunden in einer Arbeitswoche

Abb.: Manuelle Planung: Einplanung einer festen Zeit von insgesamt 16 Stunden für eine andere Projektaufgabe an zwei Wochentagen, die zu einer Umplanung der flexiblen Zeiten führt.