Lieferscheinprüfung

Über die Registerkarte "Lieferscheinprüfung" können angelegte Lieferscheine im Stapel geprüft, gedruckt und gebucht werden.

Suche und Auswahl der vorhandenen Lieferscheine

Legen Sie zunächst die Filterkriterien (wie z.B. Kostenstelle, Kostenträger) fest. Zu prüfen sind prinzipiell Lieferscheine, welche noch nicht verbucht sind. Der Filter "Status" ist deshalb auf "Angelegt" voreingestellt. Über die Einschränkung "Nur nicht gedruckte" kann zudem nach Lieferscheinen eingeschränkt werden, welche zu drucken sind.

Des Weiteren steht u.a. der Filter "Bagatell" mit folgenden Kriterien zur Verfügung: 

•"Alle"

•"Keine Bagatellvorgänge": Es werden nur Lieferscheine gefunden, für welche der Vorgangsparameter "Bagatellbetrag" nicht ausgefüllt oder auf 0 gesetzt ist.

•"Nur Bagatellvorgänge": Es werden nur Lieferscheine gefunden, die bagatellfähig sind (unabhängig davon, ob der Bagatellbetrag über- oder unterschritten ist).

•"Nur Bagatellrechnungen": Es werden nur Lieferscheine gefunden, die den angegebenen Bagatellbetrag nicht erreichen.

Die Informationen "Bagatellvorgang" und "Bagatellrechnung" werden in der Tabelle angezeigt.

Zur Anzeige der zu prüfenden Lieferscheine betätigen Sie die Schaltfläche "Suchen". Alle den Filterkriterien entsprechenden noch nicht verbuchten Lieferscheine werden in die Tabelle eingefügt und in der Spalte "Ausgewählt" gekennzeichnet.

Mit der Schaltfläche "Tabellenzeilen auswählen" können die markierten Lieferscheine (de-)selektiert werden. Über das Auswahlfeld "Ausgewählt" in der Tabelle können einzelne Lieferscheine manuell ab- oder ausgewählt werden.

Die Information zur Anzahl der gefundenen sowie der als "ausgewählt" gekennzeichneten Lieferscheine wird über der Tabelle angezeigt.

Prüfen der Lieferscheindaten

Die Prüfung der Lieferscheindaten kann in der Tabelle erfolgen, da hier die wichtigsten Daten angezeigt werden. 
In der Tabelle werden keine Positionsdaten angezeigt, hierzu muss eine Detailprüfung  erfolgen. Die Prüfung der Positionsdaten ist über folgende Wegen möglich: 

•Auswahl eines Lieferscheins und Anzeige der Druckvorschau, um den Inhalt des Lieferscheins zu kontrollieren

•Druck eines Lieferscheins  im PDF-Format

•Kontrolle im Modul Verkauf in DELECO

Um die Prüfung zu vereinfachen, wird der Status des Lieferscheins mittels Ampelkennzeichen angezeigt sowie ein entsprechender Text wird in der Spalte "Fehlerstatus" angezeigt.

  Nicht gedruckt, nicht verbucht

  Gedruckt, nicht verbucht

 Gedruckt und verbucht (keine weitere Aktion notwendig)

Die Weiterarbeit erfolgt, indem

•Lieferscheine, die nicht korrekt sind, ausgewählt und gelöscht werden (Aktion "Löschen")

•bereits gedruckte Lieferscheine, welche korrekt sind, verbucht werden (Aktion "Buchen")

•noch nicht gedruckte Lieferscheine gedruckt oder gedruckt und gleichzeitig verbucht werden (Aktion "Drucken" oder "Drucken und Buchen").

Löschen von Lieferscheinen

Noch nicht verbuchte Lieferscheine können über die Aktion "Löschen" gelöscht werden.

Drucken und Buchen der Lieferscheine

Um die Lieferscheine zu prüfen, können diese vor dem Buchen gedruckt werden. Dazu wählen Sie in der Auswahlbox die Aktion "Drucken" (diese Aktion wird voreingestellt).

Voraussetzungen:

•Drucker auswählen: Wählen Sie den Drucker in der Auswahlbox "Drucker" aus. Hinweis: Bei PDF-Druckern ist dieser so einzustellen, dass während des Druckens keine Nutzereingaben notwendig sind.

•Formularvorlage auswählen: Für das Anzeigen und Drucken kann die zu verwendende Formularvorlage (QRP-Datei) in der Auswahlbox "Report" eingestellt werden.

Drucken

Über die Schaltfläche "Start" werden die Lieferscheine gedruckt.

Drucken mehrerer Lieferscheine

Die in der Auswahlbox "Ausgewählt" gekennzeichneten Lieferscheine werden gedruckt. Dieser Vorgang kann über die Schaltfläche „Stop“ abgebrochen werden.

Hinweis: Falls Tabellenfilter aktiv sind (Kontextmenüeintrag "Filter nach"), so werden auch die als ausgewählt gekennzeichneten, aber in der Tabelle durch den Filter temporär ausgeblendeten Lieferscheine gedruckt. Zur Kontrolle ist die Anzahl der ausgewählten Lieferscheine zu beachten.

Drucken einzelner Lieferscheine

Das Anzeigen oder Drucken einzelner Lieferscheine kann direkt aufgerufen werden, indem die Zeile markiert wird. Anschließend starten Sie die Anzeige über die Schaltfläche "Druckvorschau" oder rufen den Druckdialog über die Schaltfläche "Drucken" auf.

Buchen

Die in der Spalte "Ausgewählt" gekennzeichneten Lieferscheine werden auf "geprüft" gesetzt, indem Sie die Aktion "Buchen (nur bereits gedruckte)" bzw. "Buchen (auch nicht gedruckte)" wählen und die Schaltfläche "Start" betätigen. Damit wird zum jeweiligen Auftrag ein Lieferschein angelegt und verbucht. Der Lieferschein ist damit im Status "Geliefert".
Für die Lieferscheine kann anschließend über die Registerkarte "Rechnungserstellung" eine Rechnung generiert, gedruckt und gebucht werden

Über die Aktion "Drucken und buchen" werden beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt.

Optionen Archivieren und Mail senden

Ist ein Archivsystem konfiguriert und die Option "Archivieren" aktiviert, wird der gebuchte Beleg an das Archivsystem übergeben.

Ist der Mailversand konfiguriert und die Option "Mail senden" aktiviert, wird der Beleg im Hintergrund per Mail versendet.

Logdatei

Nach dem Beenden der Generierung wird im Feld "Logdatei" der Pfad zur Logdatei angezeigt. Diese kann mit der Schaltfläche "Dateianzeige" geöffnet werden.

Arbeiten mit „zeitgesteuerten Aufgaben“ (Batch)

Das Drucken und Buchen von Lieferscheinen kann auch zeitgesteuert automatisch durchgeführt werden. Dazu aktivieren Sie das Auswahlfeld "als Batch". Über die Schaltfläche "Start" werden somit zeitgesteuerte Aufgaben angelegt, anstatt sofort zu drucken oder zu buchen.  Die zu verwendenden Jobgruppen können im Menü "System" ausgewählt werden.

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