Zuordnung einer Position zu bestehenden Vorgängen
Über die folgenden Spalten können Quellvorgangsdokumente manuell zugeordnet werden, sofern dies nicht über das Anlegen aus einer Kundenreklamation oder eines Lieferscheins bereits erfolgte:
Abb. Quellvorgänge zuordnen
Über den Link "Zuordnen..." können dem reklamierten Artikel nicht zugeordnete Vorgänge zugewiesen werden. Über das Symbol "Löschen" in der Tabellenzelle können bestehende Zuordnungen entfernt werden.
Im Infofeld der Reklamation werden alle zugeordneten Dokumente angezeigt.
Auswahl des Bearbeitungsweges
1. Abweisung einer Reklamationsposition
Wurde ein Artikel zu Unrecht reklamiert, so kann die Reklamation abgewiesen werden. Es wird ein Dialog zur Auswahl folgender Aktionen geöffnet:
•Lieferschein anlegen
•Weitere Aufwände anlegen
•Textposition anlegen
•Textbausteine anlegen
2. Rücknahme/Akzeptanz einer Reklamationsposition
Wird eine Reklamation akzeptiert, wird ein Dialog zur Auswahl folgender Aktionen geöffnet:
•Gutschrift / Teilgutschrift anlegen
•Ersatzlieferung anlegen
•Ersatzteillieferung anlegen
•Nacharbeitsauftrag anlegen
•Weitere Aufwände anlegen
•Textposition anlegen
•Textbaustein anlegen
Aktionen:
Lieferschein anlegen
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Der reklamierte Artikel soll zurückgeliefert werden?
Dann wird mit dieser Aktion eine Position vom Typ "Rücklieferung" angelegt. Dabei werden die Daten des zurückzuliefernden Artikels 1:1 kopiert. Beim Auslösen der Weiterbearbeitung wird zu dieser Position Reklamationsauftrag und auch sofort ein Lieferschein angelegt und der Artikel kann direkt wieder an den Kunden zurückgeliefert werden.
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Gutschrift / Teilgutschrift anlegen
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Soll der reklamierte Artikel verschrottet werden und Sie möchten ihrem Kunden eine Gutschrift gewähren?
Mit dieser Aktion wird eine neue Gutschriftsposition angelegt. Wichtig hierbei ist, dass diese Position einer bestehenden Rechnungsposition zugeordnet sein muss. Ist noch keine Zuordnung zum ursprünglichen Vorgang vorhanden, wird eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt. Beim Auslösen der Weiterbearbeitung wird zu der bestehenden Rechnung eine Gutschrift angelegt.
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Ersatzlieferung anlegen
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Soll der reklamierte Artikel verschrottet werden und es soll Ersatz geliefert werden?
Hierzu wird der reklamierte Artikel als "Schrott" gekennzeichnet. Dies hat zur Folge, dass der Artikel vom Reklamationslager ins Schrottlager umgebucht wird. Weiterhin wird unterhalb des reklamierten Artikels eine neue Position vom Typ "Ersatz" eingefügt und die Daten des reklamierten Artikels 1:1 kopiert. Als Lagerplatz wird das Warenlager des Artikels vorgeblendet, von welchem der neue Artikel abgebucht wird.
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Ersatzteillieferung anlegen
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Soll der reklamierte Artikel verschrottet werden und es muss ein Ersatzteil geliefert werden?
Der reklamierte Artikel wird als "Schrott" gekennzeichnet. Dies hat zur Folge, dass der Artikel vom Reklamationslager ins Schrottlager umgebucht wird. Weiterhin wird unterhalb des reklamierten Artikels eine neue Position vom Typ "Ersatzteil" eingefügt. Als Ersatzteil muss anschließend der als Ersatzteil zu liefernde Artikel ausgewählt werden.
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Nacharbeitsauftrag anlegen
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Der reklamierte Artikel ist beschädigt und muss nachbearbeitet werden?
Mit dieser Aktion wird eine Position vom Typ "Nacharbeit" angelegt. Dabei werden die Daten des reklamierten Artikels 1:1 kopiert. Beim Auslösen der Weiterbearbeitung wird zu dieser Position ein Nacharbeitsauftrag angelegt. Dabei wird der Lagerplatz des reklamierten Artikels in den Nacharbeitsauftrag übernommen. Nach dem Ende der Nacharbeit wird der Artikel in dieses Lager zurückgebucht und eine Wiedervorlage für den in der Reklamation angegebenen Verantwortlichen angelegt, so dass der Artikel anschließend an den Kunden zurückgeliefert werden kann.
Hinweis: Nachbearbeitungsaufträge können nur für Artikel angelegt werden, bei denen als Dispositionsverfahren "Vorgangsbezogen" eingestellt ist.
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weitere Aufwände anlegen
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Die Prüfung des reklamierten Artikels hat Kosten verursacht, welche dem Kunden in Rechnung gestellt werden müssen?
Dann haben Sie mit der Auswahl dieser Aktion die Möglichkeit, unter dem Positonstyp "Aufwand" neue Aufwandspositionen hinzuzufügen.
Diese werden beim Auslösen der Weiterbearbeitung in den Auftrag übernommen und können dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
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Freigeben einer Reklamation
Um einen Reklamationsvorgang freigeben zu können, müssen folgende Daten in der Positionstabelle eingetragen sein:
•Verantwortlicher
•Kennzeichen "kostenpflichtig"
•Geplanter Bearbeitungsweg
•Reklamationsgrund
Auslösen der Weiterbearbeitung
Wird die Weiterbearbeitung ausgelöst, wird je nach zuvor ausgewählter Aktion
•ein neuer Reklamationsauftrag im Modul Verkauf angelegt
•ein Lieferschein angelegt
•ein Nacharbeitsfertigungsauftrag generiert
•eine Gutschrift angelegt (zur bestehenden zugeordneten Rechnung).
Über den Link in den entsprechenden Spalten unter "Zielvorgänge" kann zum jeweiligen Vorgang gewechselt werden: entweder kann der Nacharbeitsauftrag oder ein zugehöriges Auftragsdokument (der Auftrag selbst, ein Lieferschein, eine Gutschrift, ein Lieferschein oder eine Rechnung) geöffnet werden.
Wann ist eine Reklamation erledigt?
Mit der Lieferung bzw. Berechnung des Reklamationsauftrages wird der Vorgang automatisch in den Status "Erledigt" gesetzt.
Außerdem kann eine Reklamation manuell auf "Erledigt" gesetzt werden. Dies ist über den Menüpunkt "Erledigt setzen..." im Menü "Reklamation" bzw. über die Schaltfläche "Reklamation" möglich.
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