E-Rechnung

DELECO bietet Funktionen, welche Sie beim Versand von E-Rechnungen im Verkauf und beim Empfang von eingehenden E-Rechnungen Ihrer Lieferanten unterstützen.

In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie für die Nutzung relevante Informationen.

Einführung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung ab 2025 den verpflichtenden elektronischen Rechnungsversand (kurz „E-Rechnung“) zwischen inländischen Unternehmen beschlossen. Das bedeutet, dass ab dem 01.01.2025 alle Unternehmen verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet seit November 2020 alle Auftragnehmer gegenüber öffentlichen Auftraggebern zur elektronischen Rechnungsstellung. Das gesetzte einheitliche Ausgabeformat XRechnung wird von DELECO unterstützt und kann per E-Mail an die öffentlichen Verwaltungen gesendet oder auf die zentrale Austauschplattform des Bundes hochgeladen werden.

Man versteht unter einer E-Rechnung nicht allein den digitalen Versand von Rechnungen, z.B. in Form von PDF-Dateien per E-Mail.

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und können digital weiterverarbeitet werden.

Dabei werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML) verschlüsselt. Die elektronische Rechnungsstellung kann dabei über verschiedene Formate erfolgen.

Menüpunkt	Beschreibung
Format (*) und Übertragungsweg	Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML basierend auf der Norm EN 16931), wie z.B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei bestimmt der Versender einer E-Rechnung, welches Format verwendet wird. Die Übertragung per E-Mail ist weiterhin möglich. Praktikabel sind zentrale Postfächer zum Empfang und Versand von E-Rechnungen (z.B. Rechnungseingang@..., Rechnungsausgang@...). Damit behalten Sie den Überblick, über alle ein- und ausgehenden Rechnungen können diese in einem zentralen E-Mailarchiv aufbewahren.
Zustimmung des Empfängers	Ab 2025 ist keine Zustimmung zum Empfang von E-Rechnungen notwendig. Das bedeutet: alle Unternehmen müssen E-Rechnungen lesen und verstehen können.
Archivierung	Das Original ist die XML-Datei. Diese muss archiviert werden.
Sicherheit	Es gibt keine Festlegungen, wie die Herkunft der Rechnung, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit sichergestellt werden kann. Der Unternehmer legt über innerbetriebliche Kontrollverfahren fest, wie er das realisiert.

(*) Hinweis zu Release-Auslieferungen

Anpassungsbedarf aufgrund neuer Anforderungen

Auch für E-Rechnungen gelten weiterhin die bisherigen Pflichtangaben für Rechnungen nach Umsatzsteuergesetz (UStG).

Bevor Rechnungen versendet werden können, sind zwingend Grundeinstellungen in DELECO vorzunehmen, damit diese in die E-Rechnung übernommen werden können.

Im Kapitel "E-Rechnung: Grundeinstellungen" finden Sie eine To-Do-Liste, welche alle derzeit notwendigen Einstellungen auflistet, welche geprüft und ggf. konfiguriert werden müssen.

Nicht alle Rechnungsinformationen, welche Sie bisher erfassen konnten, können aktuell in diesem Format übertragen werden.

Aus diesem Grund sind derzeit folgende Ausschlüsse definiert:

•Es ist keine Übertragung von Bildern möglich.

•Verkaufsdokumente: Preise bzw. Positionen können nicht mehr "versteckt" werden. Alle im Dokument enthaltenen Positionen werden übertragen.

•Bei Proformarechnungen handelt es sich nicht um richtige Rechnungen, daher werden sie im E-Rechnungsformat nicht unterstützt.

•Die Verwendung der E-Rechnung ist derzeit seitens DELTA BARTH nur für die Vorgangssprache Deutsch vorgesehen.

Verwendungshinweise:

•Kumulierte Rechnungen (kumulierte Anzahlungen, Schlussrechnungen) müssen im Format ZUGFeRD übertragen werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

•Zusammengefasste Dokumente (Sammel-)Rechnung, mit Positionen aus mehreren Lieferscheinen, müssen im Format ZUGFeRD mit Ausgabeprofil „Factur-X Extended“ erstellt werden. Die ausgegebene E-Rechnung ist dann vom Typ Standardrechnung, da ein Typ ‚Sammelrechnung‘ nicht definiert ist.

•Es werden keine negativen Einzelpreise gestattet.

•"Dummy-Artikel" sollten nicht verwendet werden, da diese nicht maschinell verarbeitbar sind.

An einer Lösung durch DELTA BARTH wird derzeit gearbeitet für die Themen:

•Zwischensummen-/ Summenzeilen in Ausgangsrechnungen verwenden

•Bruttorechnungen unterstützen

Archivierungspflicht

Als Originalrechnung gilt die XML-Datei. Diese muss änderungssicher archiviert werden und ist prüfungsrelevant gegenüber dem Finanzamt.

Praktikabel sind zentrale Postfächer zum Empfang und Versand von E-Rechnungen, um alle ein- und ausgehenden Dokumente im Überblick zu behalten.

Weiterführende Kapitel

Grundeinstellungen und Basisdaten

Eine Übersicht über alle Grundeinstellungen und Basisdaten, welche zur Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität in DELECO geprüft und gepflegt werden müssen, finden Sie im Kapitel "E-Rechnung: Grundeinstellungen".

Bereichsspezifische Prozessbeschreibungen

•Auswirkungen auf die Übergabe von Rechnungen an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware: Kapitel folgt

•Auswirkungen auf die Übergabe von E-Rechnungen in Ihr Dokumentenmanagmentsystem: Kapitel folgt