E-Rechnung: Grundeinstellungen

Die nachfolgenden Grundeinstellungen sind notwendig, damit Rechnungen als E-Rechnung versendet werden können.

Diese müssen definiert werden, bevor E-Rechnungen ausgegeben werden können. Stellen Sie daher sicher, dass Sie vor Benutzung von elektronischen Rechnungen die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vorgenommen haben.

Einstellungen im Modul Systemvorgaben

Die Standard-Mengeneinheiten und -Basissteuersätze inkl. des passenden Codes werden in den DELECO-Skripten für Neukunden automatisch vorinitialisiert. Für Bestandskunden sollte überprüft werden, ob alle üblichen Mengeneinheiten und Steuersätze vorhanden sind.

Für die Verwendung von weiteren, firmenspezifischen Mengeneinheiten bzw. Steuersätzen, empfehlen wir die Orientierung anhand der aktuellen Codelisten im Internet, siehe: https://unece.org/trade/uncefact/cl-recommendations

Steuersätze

Für die verwendeten Steuersätze müssen die von den Steuerbehörden vergebenen Codes aus der Codeliste "UNTDID 5305" in den Systemvorgaben im Dialog "System: Steuersätze" in der Spalte "E-Rechnung Kategorie Code" gepflegt sein.

Für Anwender des Reverse-Charge-Verfahrens gilt: Bei Verwendung des Steuersatzes 0% in Zusammenhang mit umgekehrter Steuerschuld (Spezialregelung nach §13b UStG), ist in den Systemvorgaben ein entsprechender Steuersatz mit "E-Rechnung Kategorie Code" = AE zu definieren.

Wenn sich die Belegwährung Ihres Kunden von Ihrer Hauswährung unterscheidet und Sie z.B. elektronische Rechnungen in Fremdwährung ausstellen müssen, so ist es wichtig, dass die Währungsangabe in der Spalte "ID" mit Abkürzungen gefüllt ist, die CodeList-konform sind, z.B. USD für US Dollar.

Mengeneinheiten

sollten die von den Steuerbehörden vergeben Codes aus der Codeliste "UNECERec20" in den Systemvorgaben im Dialog "System: Mengeneinheiten" in der Spalte "E-Rechnung Code" gepflegt sein.

Kategorie	Text Mengen-einheit	E-Rechnung Code
Allgemein	Stück	C62
	Pckg	PK
	Prozent	P1
	mal	C62
	Quadratmeter	MTK
Volumen	Liter	LTR
Dimension	Millimeter	MMT
Dimension	Meter	MTR
Gewicht	Kilogramm	KGM
Zeit	Sekunde	SEC
	Minute	MIN
	Stunde	HUR
	Tag	DAY
	Woche	WEE

Abb.: Beispiel der unter Allgemein standardmäßig zu findenden Mengeneinheiten für E-Rechnung

Zahlungsbedingungen

Für die verwendeten Zahlungsbedingungen muss in den Systemvorgaben im Dialog "Finanzbuchhaltung: Zahlungsbedingungen" das Feld "Belegtext" gepflegt sein.

Hinweis: Bitte achten Sie beim Belegtext der Zahlungskonditionen darauf, dass kein Semikolon und keine Raute (#) verwendet werden darf. Das würde die Ausgabe im E-Rechnungsformat beeinträchtigen.

Beim Erstellen der E-Rechnung werden zusätzlich zum Belegtext strukturierte, maschinenlesbare Informationen der Zahlungsbedingung (Nettotage, Skontobetrag, -tage) übernommen. Damit kann die Zahlungsbedingung beim Empfänger automatisiert weiterverarbeitet werden. Wenn kein Belegtext vorhanden ist, wird die Bezeichnung der Zahlungsbedingung übermittelt.

Einstellungen zum E-Mailversand von Rechnungen

Grundeinstellungen

Werden Rechnungen per E-Mail versendet, so kann der Text der E-Mail vorkonfiguriert werden. Die dazugehörigen Einstellungsmöglichkeiten sind im Kapitel "E-Mail-Belegtexte".

Für den E-Mail-Versand ist die Nutzereinstellung "E-Mail-Client" in der Systemkonfiguration relevant. Nutzen Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Programm muss muss ebenfalls "Microsoft Outlook" eingestellt sein.

E-Mailversand über zentrales E-Mail Postfach (optionale Einstellung)

Sie können eine zentrale Versand-E-Mailadresse für alle Ausgangsrechnungen in DELECO hinterlegen. Diese wird dann in der ausgehenden E-Mail als Absender vorgeblendet - soweit Sie Microsoft Outlook als Standard-E-Mailprogramm verwenden.

Gehen Sie dazu in der Modulkonfiguration unter Verkauf/ Dokumente und wählen dort die Einstellung "E-Mail-Absender für Rechnungsbeleg (Outlook)" und geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein.

Die hier eingetragene E-Mail-Absenderadresse muss gleichfalls als Outlook-Account existieren und es sollte eine Signatur zugeordnet sein. Ist dies nicht gegeben, wird die erstellte E-Rechnung mit der eigenen Benutzer-E-Mail bzw. mit der eigenen Signatur im Outlook vorgeblendet.

Reportvorlagen/ Belegtexte in Dokumenten

Alle Texte, wie z.B. Verweise auf AGB, Eigentumsvorbehalte etc., die bisher fest auf den Rechnungsbelegen hinterlegt waren (in Belegvorlagen/im Formular), müssen nun in DELECO gepflegt werden, damit eine Übergabe ans elektronische Rechnungsformat erfolgen kann.

Firmenparameter: "Belegtexte - Werbetext Rechnung" und "Belegtexte - Zusatztext Rechnung" (entsprechend auch für Gutschriften vorhanden)

Diese Texte werden immer aktuell bei der Erstellung der E-Rechnung aus dem Firmenparameter des Kunden ermittelt und in die XML-Datei übernommen.

In den Textbausteinen werden Texte vordefiniert und als "Fußtext: Rechnung (Verkauf)" gekennzeichnet. Beim Anlegen der Rechnung werden diese in das Feld "Fußtext" des Beleges übernommen und anschließend in die XML-Datei übernommen.

Komplett manuelle Erfassung in den Feldern "Kopftext" bzw. "Fußtext" des Rechnungsdokumentes.

Wir empfehlen daher im Vorfeld eine Sichtung Ihrer Rechnungsbelege hinsichtlich Angaben, die Sie bisher nur auf der Belegvorlage hinterlegt haben.

Überprüfen Sie danach erneut die Rechnungsbelege mit neu erstellten Rechnungen.

In den Formularen ist nun ggf. eine Anpassung nötig, damit Texte nicht mehrfach auf dem Beleg angedruckt werden.

Im Modul "Eigene Firma" müssen folgende Daten vollständig gepflegt werden, um alle verpflichtenden Rechnungsinformationen ins E-Rechnungsformat übertragen zu können:

Daten	Beschreibung
Kontaktdaten: Firmenname	Angabe der vollständigen, eigenen Firmenbezeichnung.
Kontaktdaten: Straße, PLZ, Ort	Angabe der vollständigen, eigenen Anschrift.
Kontaktdaten: Kommunikation E-Mail, Telefon (optional)	Angabe der vollständigen E-Mailadresse und Telefonnummer der eigenen Firma.
Parameter Bankverbindung	Angabe der Daten (Bank, IBAN usw.) von mindestens der ersten Bankverbindung, da diese zur Übergabe verwendet wird.
Parameter Allgemein: USt.IdNr.	Angabe der eigenen Umsatzsteuernummer, soweit nicht Kleingewerbetreibende.
Parameter Allgemein: Handelsregister	Angabe der eigenen Handelsregisternummer, soweit nicht Kleingewerbetreibende.
Parameter Geschäftsführer (optional)	Angabe des Namens des/ der eigenen Geschäftsführer. Die Parameter "Geschäftsführer 1-3" werden mit dem Parameternamen und dem hinterlegten Wert übertragen. Zum Beispiel: "Geschäftsführer: Max Mustermann". Handelt es sich bei Ihrer Firma um eine AG, so können Sie "Geschäftsführer 1" umbenennen in "Vorstand". Damit wird dann "Vorstand: Max Mustermann" an die E-Rechnung übergeben. Bitte prüfen sie, ob die verwendeten Parameternamen Ihre Anforderungen an die rechtlichen Hinweise in der E-Rechnung erfüllen. Die Anpassung des Parameternamens erfolgt im Dialog "Parametersichtbarkeit".

Im Modul Personal

Wenn Sie Ansprechpartner auf Rechnungsbelegen ausweisen, dann sollten auch von diesen die Namen, Telefon- und E-Mail-Angaben korrekt in DELECO gepflegt sein.

Folgende Daten müssen für die eigenen Mitarbeiter, die als Vertreter/Betreuer am Vorgang hinterlegt werden, gepflegt werden:

Im Modul Firma

Nachfolgende Daten müssen für den Rechnungsempfänger (Kunden) gepflegt werden. Sie sind die der Rubrik "Rechnungsversand" zusammengefasst.

Daten

Beschreibung

Parameter

"Referenz ID des Kunden"

Beinhaltet die Referenz ID eines Kunden für die XRechnung. Die sogenannte Leitweg-ID dient der eindeutigen Identifikation eines Rechnungsempfängers (des Kunden). Sie muss auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung als Pflichtangabe übermittelt werden. Rechnungssender erhalten die Leitweg-ID von ihrem Auftraggeber.

Ist dies nicht gegeben, wird dieses Feld automatisch mit "Keine Angabe" gefüllt.

Parameter

"Ausgabeziel"

Über den Parameter "Ausgabeziel" wird definiert, in welchem Format der Kunde die Rechnungen erhalten soll bzw. akzeptiert.

Um XRechnungen zu versenden, muss das Format "2: E-Mail mit XRechnung" gewählt werden.

Möchten Sie ZUGFeRD-Dateien versenden, wählen Sie z.B. "3: E-Mail mit ZUGFeRD".

Parameter Ausgabeprofil E-Rechnung

Hier kann ein vom Standard abweichendes Ausgabeprofil für das Erstellen von Elektronischen Rechnungen hinterlegt werden.

Mit der Lizenzoption "Konfigurierbare E-Rechnung" ist es möglich, individuelle Ausgabeprofile für E-Rechnungen zu nutzen. Wenden Sie sich bei Fragen gern an unseren Support oder an Ihren zuständigen Projektleiter.

Parameter: "ZUGFeRD Profil"

Auswahlmöglichkeit für die auszugebende Variante des E-Rechnungsformates ZUGFeRD:

•Factur-X Extended: Ausgabe einer ZUGFeRD-Datei mit dem Profil "Factur-X Extended"

•XRechnung: Ausgabe einer ZUGFeRD-Datei mit dem Profil "XRechnung"

Wenn dieser Parameter nicht ausgewählt ist, wird eine ZUGFeRD-Datei mit dem Profil "Factur-X Extended" erzeugt.

Firmenstamm:

Belegversand

In "Rechnung (XRechnung)" wird der E-Mail-Empfänger für die E-Rechnung hinterlegt. Dieser wird beim E-Mail-Versand der Rechnung als Empfänger vorgeschlagen.

Abb.: Registerkarte Belegversand im Modul Firma

Im Modul Artikel

Prüfen Sie, ob die Übertragung der "Artikelnummer Kunde" (kundenspezifische Artikelnummer) auf Ausgangsbelegen für Sie relevant ist. Wenn Sie möchten, dass die kundenspezifische Artikelnummer auch auf der E-Rechnung auftaucht, dann müssen die Daten im Artikelstamm, Registerkarte Verkauf, Auswahl zugeordneter Kunde für diesen Artikel und dort unter"Grunddaten", "Artikelnummer Kunde", entsprechend gepflegt sein. Dies ist eine optionale Angabe auf E-Rechnungen, kann aber für eine bessere Weiterverarbeitung beim Kunde wichtig sein.