Rechnungsarten im Verkauf

Rechnungsart

Beschreibung und Hinweise

1. (Standard-)Rechnung (Verkauf)

Unter einer Standardrechnung im Verkauf versteht man eine Rechnung für erbrachte Lieferungen oder Leistungen an einen Kunden (Ausgangsrechnung). Ein bestätigter Auftrag wird hierfür voraus gesetzt.

Ausgangsrechnungen können bei Bedarf auch zusammenfassend für mehrere Verkaufsvorgänge oder Lieferscheine (als Sammelrechnung) erstellt werden.

Sonderfall: Wenn im Vorfeld einer Rechnungslegung weder ein Auftrag noch ein Lieferschein im System erzeugt wurde, gibt DELECO die Möglichkeit, trotzdem eine neue Rechnung manuell zu erstellen.

Eine solche Sofortrechnung fakturiert ohne vorherige Belegstufen. Rechnung und Lieferschein sind dann identisch. Der Warenausgang wird automatisch im Lager verbucht (soweit es sich um Lagerartikel handelt). In DELECO wird hier von sogenannten "Freien Rechnungen" gesprochen. Diese haben keinen Einfluss auf den Auftragsstatus.

Das bedeutet:

•Die Artikelposition wird nach dem Buchen der Sofortrechnung nicht in den Status "berechnet" oder "geliefert" versetzt.

•Reservierungen der Artikelposition bleiben für den Artikel erhalten.

•Der Verkaufsvorgang wird nicht automatisch erledigt gesetzt.

2. Proformarechnung

Proformarechnungen dienen beim Export von Waren u.a. dem Nachweis der Kosten und der Information zu den Einzelheiten der versendeten Waren gegenüber dem im Ausland ansässigen Kunden und den Zollbehörden des Einfuhrlandes. Eine Proformarechnung ist keine richtige Rechnung, sondern ein Beleg, der den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert und keine Mengen- und Wertflüsse auslöst. Diese Belegart ist vor allem im Nicht-EU-Ausland von Bedeutung und wird für Waren ohne Handelswert ausgestellt. Die Pflichtangaben sind deckungsgleich mit denen einer handelsüblichen Rechnung.

Gewöhnlich findet die Proformarechnung in den folgenden Fällen Anwendung:

•Im Import/ Export als Nachweis des Warenwertes für steuerrechtliche und zollrechtliche Feststellungen

•Beim Versand von kostenlosen Mustersendungen

•Bei Warenaustausch aufgrund Garantie- oder Kulanz

•Bei Ersatzteillieferungen

Je nachdem, ob die Proformarechnung aus dem Kundenauftrag oder aus dem Lieferschein heraus angelegt wird, basieren die Rechnungspositionen auf den Auftrags- oder auf den Lieferscheinpositionen. Durch das Deaktivieren der Option in der Spalte „im Dokument selektiert“ kann die Proformarechnung gestaltet werden.

Beim Buchen einer Proformarechnung in DELECO werden keine auswertungsrelevanten Buchungen durchgeführt, d.h. alle Rechnungen mit der Kennung "Proforma" gehen nicht in die Statistiken ein und werden nicht im Rechnungsausgangsbuch oder in Umsatzauswertungen ausgewiesen.

In Folge dessen werden sie auch nicht an die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung übergeben.

Das Rechnungsausgabeformat E-Rechnung wird ebenfalls nicht unterstützt.

3. Vorkasse-Rechnung

Bei Vorkasse-Rechnungen handelt es sich um Standard-Rechnungen mit speziellen Zahlungsvereinbarungen, z.B. "Vorkasse".

Diese Rechnungsart wird verwendet, wenn ein Versand erst frei gegeben wird, wenn das Geld vom Kunde eingegangen ist bzw. mit der Teilefertigung erst nach Geldeingang begonnen wird. Dies ist häufig bei Erstbeauftragung der Fall oder bei Internetbestellungen.

Auch kann man unter dieser Rubrik das sogenannte "Zug-um-Zug-Geschäft" oder den Barverkauf mit inkludieren: Der Warenaustausch erfolgt bei Geldübergabe. In dem Fall wird die Zahlungsvereinbarung "sofort fällig" häufig verwendet.

Hinweis: Um den Arbeitsablauf zu unterstützen, steht die folgende Modulkonfiguration zur Verfügung: Beim Verbuchen der Auftragsbestätigung kann ein Hinweis eingeblendet werden, dass es sich um einen Auftrag mit Zahlungsbedingung "Vorkasse" handelt, so dass der Nutzer darauf aufmerksam gemacht wird, dass die Rechnung sofort zu stellen ist bzw. dass vor Versand der Zahlungseingang geprüft werden muss.

4. Anzahlungs- und Schlussrechnungen

Praxisfall für die Abschlagsrechnung: Ein Auftrag wird in mehreren Teilen abgerechnet. Das ist typischerweise der Fall bei Investitionsgütern oder Sonderanfertigungen mit hohen Auftragswerten und/ oder langen Projektlaufzeiten. Es liegt hierfür oft eine vertragliche Regelung zur Zahlung zugrunde. Häufig verwendete Begriffe in diesem Zusammenhang sind Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung.

Abschlags- und Schlussrechnungen müssen entsprechend der Formvorschriften und Pflichtangaben in Rechnungen eindeutig gekennzeichnet sein. Die Schlussrechnung enthält beispielsweise immer einen Bezug zu jeder vorher erstellten Abschlags- Rechnung.

5. Teilrechnung

Für das teilweise Abrechnen von Aufträgen können ein- oder mehrere Teilrechnung(en) erstellt werden.

Der Unterschied

In DELECO erfolgt das Erstellen dieser Rechnungsart nicht über den Zahlungsvereinbarungsdialog.

6. Stornorechnung

Mit Hilfe einer Stornorechnung wird ein fehlerhafter Rechnungsbeleg korrigiert, wenn er bereits gebucht und an den Adressaten übermittelt wurde.

Wesentliche Fehler, die zu einer Stornierung führen, können z.B. falsche Beträge oder fehlende Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG sein.

Mittels Stornorechnung wird ein fehlerhafter Beleg umgekehrt, da er aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht gelöscht werden darf. D.h., alle Daten werden aus der ursprünglichen Rechnung übernommen, jedoch mit negativem Betrag.

Die Stornorechnung betrifft somit den kompletten Beleg und dient nicht zur Korrektur von Einzelpositionen.

Nach erfolgter Stornorechnung kann wieder neu berechnet werden.

7. Korrekturrechnung

Diese Rechnungsart wird in DELECO verwendet, um eine fehlerhafte Rechnung hinsichtlich der Menge zu korrigieren.

Es können Rechnungen teilweise korrigiert werden.

Nach dem Verbuchen wird die erneute Berechnung der Menge wieder ermöglicht.

Anwendungsfälle: Menge auf Lieferschein weicht von der berechneten Menge ab.

8. Gutschrift

Unter einer Gutschrift versteht man eine Kaufpreisminderung aus Gründen wie z.B. zu viel/ falsch berechnete Einzelpositionen oder Nachlass bei durch den Kunden reklamierter Ware/ Dienstleistung. Mit dieser Rechnungsart werden all jene Geschäftsvorfälle abgebildet, bei denen dem Kunde ein Guthaben entsteht. Es handelt sich hier um eine wertmäßige Korrektur. Es muss im Beleg ein Bezug zum ursprünglichen Rechnungsbeleg hergestellt werden.

Lagerrückbuchungen sind bei der Verwendung dieser Rechnungsart in DELECO nicht vorgesehen.

Anwendungsfälle:  wertmindernde Umstände treten ein, ohne dass eine Ersatzlieferung gewünscht ist

Sonderfall:

Die in DELECO sogenannte "Freie Gutschrift" wird verwendet, wenn dem Kunden beispielsweise umsatzabhängige Jahresboni ausgewiesen werden sollen. Hierbei entsteht oftmals kein Geldtransfer, sondern es findet eine Verrechnung statt (Rückvergütung). Zweck dieses Belegs ist es, den Kunde in die Lage zu versetzen, seine Vorsteuerkorrekturen in zutreffender Höhe vorzunehmen. Für den Gesamtbetrag der Rückvergütung ist also eine Aufteilung der Mehrwertsteuer vorzunehmen, soweit es sich um unterschiedlich besteuerte Umsätze handelt.

Ein Bezug zu einem Rechnungsbeleg besteht hier nicht.

Anwendungsfälle: Bonusprogramme, Rückvergütung,