Personal: Fehlzeiten

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Auf der Registerkarte "Zeiterfassung: Fehlzeiten" werden Fehlzeiten zu einem Mitarbeiter erfasst. Fehlzeiten werden in der Regel für Arbeitstage angelegt, an denen der Mitarbeiter aus einem bestimmten Fehlgrund nicht arbeitet. Typische Fehlzeiten sind Urlaub, Krankheit oder das Absetzen von Überstunden.

Vor dem Erfassen von Fehlzeiten sollte zunächst der Urlaubsanspruch eingetragen werden. Außerdem ist die Angabe der täglichen Arbeitszeit auf der Registerkarte "Zeiterfassung: Arbeitszeit" erforderlich.

Tabelle Fehlzeiten

Spalte	Pflicht	Beschreibung
Von	Ja	Beginn der Fehlzeit
Bis	Ja	Ende der Fehlzeit
Fehlgrund	Ja	Auswahl des Fehlgrundes für die Fehlzeit Der Fehlgrund ist beispielsweise Urlaub, Krankheit oder das Absetzen von Überstunden. Hinweis: Fehlgründe werden als Zeitarten in den Systemvorgaben hinterlegt und als Fehlzeit gekennzeichnet.
Bemerkung		Zusätzliche Informationen zur Fehlzeit
Anzahl Tage		Anzahl der Tage, welche die Fehlzeit tatsächlich umfasst. Die Berechnung der Tagesanzahl findet automatisch statt und wird beim Speichern der Fehlzeit aktualisiert. Die Grundlage der Berechnung bilden die kumulierten Tagesdaten zur Fehlzeit. Stundenweise Fehlzeiten werden als anteilige Tage berücksichtigt.
Einplanung der Fehlzeit		Auswahl, ob es sich um eine ganztägige oder stundenweise Fehlzeit handelt. Für stundenweise Fehlzeiten muss festgelegt werden, ob diese zum Schichtbeginn oder -ende eingeplant werden soll. Stundenweise Fehlzeiten können auch über einen Zeitraum von mehreren Tagen eingetragen werden. Beim Speichern wird automatisch pro Tag ein separater Fehlzeiteintrag erstellt. Hinweis: Es können mehrere stundenweise Fehlzeiten mit unterschiedlichen Fehlgründen, aber nur eine ganztägige Fehlzeit pro Kalendertag eingetragen werden.
Dauer	Teilweise	Dauer der Fehlzeit für stundenweise Fehlzeiten Die Angabe der Dauer erfolgt im Format "Stunden:Minuten (hh:mm)". Achtung: Bei mehrtägigen stundenweisen Fehlzeiten wird die Dauer in den einzelnen Fehlzeiteinträgen hinterlegt. Hinweis: Die Dauer ist für stundenweise Fehlzeiten ein Pflichtfeld.
Bearbeitet am		Datum der letzten Änderung
Bearbeitet von		Letzter Bearbeiter

Für jede eingetragene und gespeicherte Fehlzeit können weiterhin die zugehörigen Tagesdaten in der jeweiligen Untertabelle angezeigt werden.

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum des Tagessatzes
Istzeit	Tatsächliche eingetragene Istzeit für den Tag im Format "Stunden:Minuten (hh:mm)" Hinweis: Die hier eingetragene Istzeit ist abhängig von der Systemeinstellung "Ganztägige Fehlzeit mit Sollzeit aus Schichtkalender ausweisen".
Manuell bearbeitet	Kennzeichen, ob der Tagessatz manuell durch einen Anwender geändert wurde.
Bemerkung	Zusätzliche Informationen zur Fehlzeit

Navigation

In der Symbolleiste der Tabelle Fehlzeiten kann der angezeigte Zeitraum für die Fehlzeiten festgelegt werden. Mit Hilfe der Pfeilsymbole wird in jeder Ansicht zum vorhergehenden oder nachfolgenden Zeitraum geblättert.

Fehlzeiten für einen Mitarbeiter eintragen

Neue Fehlzeiten werden über die Schaltfläche "Position neu anlegen" angelegt. Es wird eine neue Zeile in der Positionstabelle erstellt, in welche die erforderlichen Daten zur gewünschten Fehlzeit einzutragen sind.

Es besteht zudem die Möglichkeit Fehlzeiten in ein anderes Beschäftigungsverhältnis des gewählten oder eines anderen Mitarbeiters zu übertragen. Dazu sind die gewünschten Einträge in der Tabelle zu markieren und mittels der Schaltfläche "Positionen kopieren" zu kopieren. Über die Schaltfläche "Positionen einfügen" werden die kopierten Fehlzeiten anschließend im gewünschten Beschäftigungsverhältnis eingefügt. So können z.B. Feiertage schnell für das Beschäftigungsverhältnis eines neuen Mitarbeiters als Fehlzeiten hinterlegt werden.

Beim Eintragen von Fehlzeiten ist zu beachten, dass sich ganztägige Fehlzeiten mit anderen ganztägigen oder stundenweisen Fehlzeiten zeitlich nicht überschneiden dürfen. Wurde eine zeitliche Überschneidung eingetragen, erscheint beim Speichern der Fehlzeiten eine Rückfrage. Die Rückfrage kann mit Auswahl des einzutragenden Fehlgrunds für den genannten Zeitraum oder mit der Schaltfläche "Abbrechen" beantwortet werden. Wird ein Fehlgrund ausgewählt, wird dieser eingetragen, während die übrigen Fehlgründe für den Zeitraum verworfen werden. Wird die Schaltfläche "Abbrechen" gewählt, wird der Speichervorgang abgebrochen und die eingetragenen Fehlzeiten können nochmals bearbeitet werden.

Beispiel

Für den 06.06.2022 ist bereits ein Feiertag eingetragen, anschließend wird für den Mitarbeiter eine Fehlzeit mit dem Fehlgrund "Urlaub" über diesen Zeitraum hinweg angelegt. Beim Speichern erscheint daraufhin eine Rückfrage, ob der Feiertag oder der Urlaub eingetragen oder ob abgebrochen werden soll.

Hinweis: Die erste Option enthält den bereits eingetragenen Wert, die zweite den einzutragenden.

Abb.: Dialog zur Rückfrage beim Eintragen von sich überschneidenden Fehlzeiten

Weiterhin wird beim Anlegen von Fehlzeiten die Systemeinstellung "Verfügbarkeit laut Schichtkalender beachten" berücksichtigt. Mit dieser Einstellung wird festgelegt, ob beim Eintragen von Fehlzeiten, die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters gemäß seines zugeordneten Schichtkalenders beachtet werden soll.

Beispiel

Bei einem Mitarbeiter wird für den Zeitraum 18.07.2022 - 31.07.2022 Urlaub eingetragen. Dieser Zeitraum umfasst 14 Tage, wobei 4 Tage davon auf das Wochenende fallen. Da der Mitarbeiter laut Schichtkalender am Wochenende nicht verfügbar ist, wird die Abfrage eingeblendet, ob die Fehlzeiten nur an Tagen mit Sollzeit eingetragen werden soll. Wird diese Option gewählt, wird der gewählte Zeitraum als Urlaub eingetragen und die "Anzahl Tage" beläuft sich auf 10. Für die Wochenenden werden keine Urlaubstage verwendet.

Soll die Fehlzeit hingegen an jedem Tag eingetragen werden, werden 14 Tage veranschlagt.

Vorhandene Fehlzeiten bearbeiten und löschen

Werden Fehlzeiten für Tage in der Vergangenheit angelegt, bearbeitet oder gelöscht, wird anschließend automatisch eine Kumulierung der Tages- und Monatsdaten durchgeführt. Sind davon Monate betroffen, für welche bereits ein Monatsabschluss vorliegt, erscheint eine Rückfrage, ob die Änderungen übernommen und die betroffenen Zeiten neu kumuliert werden sollen.

Weiterhin werden mit dem Löschen von Fehlzeit alle kumulierten Tagesdaten zu dieser Fehlzeit entfernt.

Hinweis bei langer Krankheitsdauer

Im Titelbereich wird ein Hinweis angezeigt, wenn für einen Mitarbeiter eine mehr als 6-wöchige Krankheit eingetragen wird. Dabei wird von Kalendertagen ausgegangen.

Zur Ermittlung wird ausgehend von der eingetragenen Fehlzeit ein Jahr rückwirkend geprüft, ob weitere krankheitsbedingte Fehlzeiten vorhanden sind. Wenn zwischen den einzelnen Krankheitsperioden weniger als sechs Monate liegen, erfolgt eine Summierung der Kalendertage mit krankheitsbedingtem Fehlgrund. Bei Abständen, die größer als sechs Monate sind, erfolgt hingegen keine Summierung mehr.

Beispiel

Ein Mitarbeiter ist den kompletten März des aktuellen Jahres krank geschrieben. Es ergibt sich eine Fehlzeit von 31 Kalendertagen. War der gleiche Mitarbeiter bereits im November des Vorjahres zwei Wochen - also 14 Kalendertage - krank geschrieben, werden die Fehlzeiten summiert und der Hinweis angezeigt, dass der Mitarbeiter länger als 6 Wochen krank war.

War der Mitarbeiter jedoch statt im November bereits im August des Vorjahres zwei Wochen krank, erfolgt keine Summierung und der Hinweis wird nicht angezeigt.

Jahresübersicht: Urlaub

Die Übersicht enthält die Berechnung der Urlaubsdaten für das Kalenderjahr des jeweils gewählten Zeitraums. Alle Werte werden dabei entweder für das gesamte Kalenderjahr oder nur für das ausgewählte Beschäftigungsverhältnis angezeigt. Wie die Ermittlung der Urlaubsdaten für den ausgewählten Mitarbeiter erfolgt, wird im Dialog "Urlaubsanspruch" festgelegt.

Zeile	Beschreibung
Anspruch	Urlaubsanspruch für das ausgewählte Kalenderjahr in Tagen
Resturlaub Vorjahr	Resturlaub des Mitarbeiters aus dem Vorjahr in Tagen
Anspruch Gesamt	Gesamter Urlaubsanspruch für das ausgewählte Kalenderjahr in Tagen Der Anspruch Gesamt ist die Summe aus Anspruch und Resturlaub Vorjahr.
Genommen	Eingetragener Urlaub für das ausgewählte Kalenderjahr in Tagen, der bereits in der Vergangenheit liegt.
Verbleibend	Verbleibender Urlaubsanspruch für das ausgewählte Kalenderjahr in Tagen Der verbleibende Anspruch ist die Differenz aus dem Anspruch Gesamt und genommenem Urlaub. Hinweis: Wenn der verbleibende Urlaubsanspruch negativ ist, wurde mehr Urlaub eingetragen als laut Anspruch zur Verfügung steht. In diesem Fall wird der Wert rot hervorgehoben.
Geplant	Eingetragener Urlaub für das ausgewählte Kalenderjahr in Tagen, der in der Zukunft liegt.
Ungeplant	Urlaub für das ausgewählte Kalenderjahr in Tagen, der noch nicht geplant ist Der ungeplante Urlaub ist die Differenz aus verbleibendem Urlaubsanspruch und geplantem Urlaub.

Jahresübersicht: Weitere Fehlzeiten

Die Tabelle enthält alle weiteren eingetragenen Fehlzeiten für das ausgewählte Kalenderjahr, die kein Urlaub sind. Es wird die Summe der Fehlzeiten in Tagen gegliedert nach Fehlgrund angegeben.

Personal: Fehlzeiten

Tabelle Fehlzeiten

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Beispiel

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Hinweis bei langer Krankheitsdauer

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Jahresübersicht: Urlaub

Jahresübersicht: Weitere Fehlzeiten

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