Kontaktdaten

Das Fenster "Kontaktdaten" dient der Erfassung und Bearbeitung von Adress- und Kommunikationsdaten von Firmen, Ansprechpartnern und Anschriften.

Kontaktdaten zu einer Firma erfassen

Feld	Pflicht	Beschreibung
Anrede		Anrede, auch Briefanrede.
Titel		Titel (relevant für Ansprechpartner, aber auch für Firmen, wenn es sich bei der Firma um eine Person handelt), beispielsweise "Dr."
Firmengruppe	Ja	Über die Auswahlbox wird die Firma einer Firmengruppe zugeordnet. Hinweis: Wird die Firmengruppe geändert, bleiben die zur Firma fest hinterlegten Parameter erhalten. Für vererbte Parameter gelten die in der neu zugeordneten Firmengruppe hinterlegten Werte (siehe auch Kapitel "Parameter und Vererbung").
Briefanrede		Anrede, welche für die Firma in Briefen oder E-Mails verwendet werden soll.
Matchcode		Ein Matchcode ist eine frei definierbare Kurzbezeichnung, ein Ordnungsbegriff oder Schlagwort, durch welches der Nutzer bei der Suche unterstützt werden soll. Durch eine kurze Form wird die Suche optimiert, indem kurze Suchbegriffe genutzt werden können und über eine Klassifizierung eine schnelle Vorfilterung ermöglicht wird. So kann beispielsweise eine Firma "Musterfirma Lehmann und Söhne" den Matchcode "MLS" erhalten, um diese über die Firmensuche anhand des Matchcodes schnell finden zu können. Ein Matchcode kann aber auch zur Klassifizierung von Firmen verwendet werden, bspw. indem alle Lieferanten für Stahlbleche den Matchcode "SB" erhalten. Es kann aus bestehenden Matchcodes ausgewählt, neue hinzugefügt oder bestehende entfernt werden.
Name \| Name 2 \| Name 3	Ja	Firmenname
Straße \| Straße 2		Straße oder Postfach der Firma
PLZ		Postleitzahl
Ort		Ort Hinweis: Wird die DELECO Telefonieanbindung genutzt und es werden Ortsvorwahlen geändert, so muss ggf. der Telefonindex anschließend aktualisiert werden.
Land	Ja	Beim Neuanlegen einer Firma wird "DE: Deutschland" vorgeblendet. Ein anderes Land kann über die Auswahlliste gewählt werden. Ist das gewünschte Land in der Auswahlliste nicht verfügbar, so muss dieses angelegt werden (siehe Länder).
Einordnung		Die Einordnung dient der Klassifizierung von Firmen oder Ansprechpartnern anhand von frei definierbaren Ordnungsbegriffen. Beispielsweise können Firmen den Einordnungen "Lieferant Stahl", "Lieferant Schmiermittel" usw. zugeordnet werden, sodass diese in der Firmensuche anhand dieser Kriterien gefunden werden.

Kommunikation

Die Kommunikationsdaten werden in einer Tabelle erfasst. Zunächst wird die Kommunikationsart mit Hilfe der Auswahlbox (z. B. Telefonnummer oder E-Mail) ausgewählt. Anschließend werden die jeweiligen Daten (z. B. 0049372271700 bzw. info@delta-barth.de) erfasst. Es können beliebig viele Kommunikationsdaten erfasst werden.

Die Kommunikationsdaten werden im Fenster Übersicht im Bereich "Kommunikation" angezeigt. Mit einem Klick auf die jeweilige Schaltfläche wird die entsprechende Aktion ausgeführt, beispielsweise die Telefonnummer gewählt oder der E-Mail-Client geöffnet und die E-Mail-Adresse in das Empfängerfeld übernommen.

Kontaktdaten zu einem Ansprechpartner erfassen

Abweichend zur Erfassung von Firmen werden zusätzlich folgende Felder angezeigt:

Kontaktdaten zu einer Anschrift erfassen

Abweichend zur Adresse der Firma können weitere Anschriften verwendet werden, bspw. wenn die Rechnungen an eine zentrale Rechnungsstelle geschickt oder die Warenlieferungen an ein Außenlager erfolgen sollen. Die Erfassung erfolgt, wie bereits unter Kontaktdaten zu einer Firma erfassen beschrieben.

Hinweis: Als Anschriften gelten nur Adressdatensätze. Natürliche Personen, Debitoren sowie Kreditoren gelten nicht als Anschrift.

Übernahme von Namen, Kommunikationsdaten und Adresse

Mit den Schaltflächen "Kontaktdaten aus Firma übernehmen" im Menüband - Registerkarte "Aktionen" - Gruppe "Firma" ist es möglich, für Ansprechpartner und Anschriften die Namen und Kommunikationsdaten sowie die Adresse der zugehörigen Firma zu übernehmen.