Glossar zur Zeiterfassung

Abrechnung

Mit dem Modul "Abrechnung" können die in der Zeiterfassung erfassten und kumulierten Zeiten der Mitarbeiter zeitraumbezogen abgerechnet werden. Im Zuge dieser Abrechnung können die Meldungsdaten sowie die daraus kumulierten Tages-, Wochen- und Monatsdaten und die zugehörigen Zeiten aus der Mehrarbeitsabrechnung eingesehen, geprüft und korrigiert werden. Darüber hinaus stehen verschiedene Auswertungen für den Stundennachweis oder die Tages- und Monatsübersicht zur Verfügung.

Anwesenheitszeit

Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich in Bezug auf die Meldungsdaten anwesend ist. Inwiefern die Anwesenheitszeit gleichzeitig als Ist-Arbeitszeit berücksichtigt wird, wird über die Systemvorgabe "Arbeitszeitvorgabe" gesteuert. Anwesenheitszeiten können entweder immer, nur innerhalb der Verfügbarkeitszeiten des Schichtkalenders oder ausschließlich innerhalb der Sollzeit des Schichtkalenders berücksichtigt werden. Darüber hinaus kann eingestellt werden, ob eine Anwesenheitsdauer über die Soll-Arbeitszeit hinaus berücksichtigt werden soll.

Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich in Bezug auf die Meldungsdaten anwesend ist. Die Anwesenheitszeit ergibt sich aus der Summe der Anwesenheitsmeldungen für Meldungen vom Typ "Anwesenheit" und "Unterbrechung". Zudem können Projektmeldungen als Anwesenheitszeiten betrachtet werden, wenn über die Systemvorgabe "Arbeitszeitermittlung für Projektbeteiligte" eine entsprechende Einstellung für einen Mitarbeiter angelegt wurde.

Arbeitszeit, tägliche

Die tägliche Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters beschreibt die vereinbarte täglich zu leistende Arbeitszeit ohne Berücksichtigung von Pausen. Die Ist-Arbeitszeit ist im Gegenzug die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters. Die für die Zeiterfassung zu verwendende tägliche Soll-Arbeitszeit kann entweder in den Personalstammdaten für den Mitarbeiter als fester Wert hinterlegt werden oder im Falle von schicht- oder werktagsverschiedenen Arbeitszeiten aus dem für den Mitarbeiter zugeordneten Schichtkalender ermittelt werden.

Arbeitszeitkonto

Es handelt sich um ein Zeitkonto, auf dem die tatsächlich geleistete Ist-Arbeitszeit mit der zugehörigen Soll-Arbeitszeit verrechnet wird. Ist der Saldo positiv, wurde Mehrarbeit geleistet. Ist der Saldo negativ, liegt hingegen Minderarbeit vor. Die Führung eines Arbeitszeitkontos kann in der Systemvorgabe "Mehrarbeitsabrechnung" aktiviert bzw. deaktiviert werden. Das Arbeitszeitkonto kann auf der Registerkarte "Arbeitszeitkonto" im Modul "Abrechnung" eingesehen werden.

Dienstreise

Dienstreisen werden in der Regel als Zeitart des Typs "Unterbrechung" gepflegt, wenn diese gestempelt werden. Alternativ können Dienstreisen auch als Zeitart des Typs Fehlzeit hinterlegt werden. In diesem Fall findet eine Pflege im Modul "Personal" auf der Registerkarte "Fehlzeiten" statt. In beiden Fällen handelt es sich um Ist-Zeiten, die eine zugehörige Soll-Arbeitszeit ausgleichen.

Fehlzeit

Fehlzeiten beschreiben Abwesenheits- bzw. Ausfallzeiten eines Mitarbeiters für Arbeitstage, an denen eine Soll-Arbeitszeit eingetragen ist. Typische Fehlzeiten sind Krankheit, Urlaub, Sonderurlaub etc. Fehlzeiten werden als Zeitarten des Typs Fehlzeit in der Systemvorgabe "Zeit- und Pausenarten" hinterlegt.

Istzeit

Istzeiten sind tatsächlich angefallene Zeiten. Ist eine Ist-Zeiten arbeitszeitkontorelevant, erhöht sie den Saldo des Arbeitszeitkontos.

Kumulierung

Die Kumulierung beschreibt die Berechnung von tages- und monatsbezogenen Zeitsalden bezogen die vorhandenen Zeitarten und mithilfe aller Systemvorgaben und Einstellungen zur DELECO Zeiterfassung aus den zugehörigen Meldungsdaten. Die Kumulierung setzt sich zusammen aus einer Tageskumulierung, die Meldungsdaten zu Tagesdaten zusammenführt, einer Wochenkumulierung, die Tagesdaten zu Wochendaten aggregiert und einer Monatskumulierung, die auf Basis der Tagesdaten die Zeitsalden pro Monat berechnet. Im Anschluss an die Kumulierung findet - sofern eingestellt - eine automatische Abrechnung der Mehrarbeit statt. Die Kumulierung steht als Aufgabe "Zeiten kumulieren" im Modul Abrechnung zur Verfügung und wird darüber hinaus automatisch zeitgesteuert ausgeführt.

Mehrarbeit

Mehrarbeit beschreibt die positive Differenz aus der Soll-Arbeitszeit abzüglich der zugehörigen tatsächlich geleisteten Ist-Arbeitszeit. Inwiefern eine über der Soll-Arbeitszeit hinausgehende Anwesenheitszeit als Mehrarbeit berechnet wird, kann über die Systemvorgabe "Arbeitszeitvorgabe" eingestellt werden.

Mehrarbeitsabrechnung

Die Mehrarbeitsabrechnung beschreibt die Abrechnung Mehrarbeit mithilfe einer Zeitart zur Mehrarbeitsabrechnung. Die Abrechnung kann für einerseits für in einem Zeitraum (Woche oder Monat) geleistete Mehrarbeit stattfinden. Anderseits ist die Abrechnung eines positiven Saldo des Arbeitszeitkontos möglich. Die Abrechnung kann entweder nur ausgewiesen werden oder das Arbeitszeitkonto um die abgerechnete Zeit reduzieren. Eine automatische Abrechnung von Mehrarbeit kann über die  Systemvorgabe "Mehrarbeitsabrechnung" eingestellt werden. Eine individuelle Abrechnung kann über die Funktion "Arbeitszeitkonto ausgleichen" im Modul "Abrechnung" durchgeführt werden.

Mehrfachänderung

Mithilfe der Mehrfachänderung im Modul "Personal" können die Daten mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig geändert bzw. gepflegt werden. Es können beispielsweise Schichtkalender zuordnet, Feiertage oder andere Fehlzeiten eingetragen werden.

Meldungsdaten

Meldungsdaten beschreiben die erfassten Anwesenheitsmeldungen eines Mitarbeiters, z.B. in Form von Kommt- und Geht-Meldungen oder projektbezogenen Anwesenheitszeiten. Die Erfassung der Meldungsdaten erfolgt in der Regel über das Modul "Rückmeldung".

Minderarbeit

Minderarbeit beschreibt die negative Differenz aus der tatsächlich geleisteten Ist-Arbeitszeit abzüglich der zugehörigen Soll-Arbeitszeit. Minderarbeitszeiten können zeitraumbezogen oder arbeitszeitkontobezogenen aufreten.

Mitarbeiter

Für Mitarbeiter, die über die DELECO Zeiterfassung Zeiten erfassen sollen, muss die Rolle "Zeiterfassung" aktiviert werden. Die Rolle wird im Modul "Personal" auf der Registerkarte "Beschäftigungsverhältnis" aktiviert.

Monatskumulierung

Die Monatskumulierung berechnet aus den Tagesdaten, die in der Tageskumulierung berechnet wurden, zeitartbezogene Monatsdaten und führt im Anschluss optional eine automatische Abrechnung von Mehrarbeitszeiten durch.

Monatsübersicht

Die Monatsübersicht ist eine monatsbezogene Auswertung der Zeiterfassungsdaten über mehrere Mitarbeiter.

Pause

Pausenzeiten werden als Zeitart des Typs "Pause" erfasst. Es wird zwischen bezahlten und unbezahlten Pausen unterschieden. Zur Sicherung gesetzlicher Vorschriften und tariflicher Pausenbestimmungen können mithilfe der Systemvorgabe "Pausenregelung" arbeitszeitbezogene Mindestpausenlängen festgelegt werden.

Protokollierung

In der Zeiterfassung findet für Funktion "Kumulierung" eine Protokollierung statt, um die berechneten Daten sowie etwaige Probleme nachvollziehen zu können. Die Protokolle zur Kumulierung können entweder mitarbeiter- und zeitraumbezogen im Modul "Abrechnung" oder im Modul Protokoll vollständig eingesehen werden.

Rundung von Arbeitszeiten

Die tatsächlich geleistete Ist-Arbeitszeit, die aus den Meldungsdaten ermittelt wird, kann mithilfe der Systemvorgabe "Arbeitszeitrundung" im Bezug auf die Dauer gerundet werden. Es stehen verschiedene Intervalle und Rundungsmethoden zur Verfügung.

Rundung von Schichtbeginn und -ende

Die tatsächlich geleistete Ist-Arbeitszeit, die aus den Meldungsdaten ermittelt wird, kann mithilfe der Systemvorgabe "Arbeitszeitrundung" im Bezug auf die Kommt- und Geht-Meldung gerundet werden. Es stehen verschiedene Intervalle und Rundungsmethoden zur Verfügung.

Schichtkalender

Ein Schichtkalender beschreibt die Zeiträume der Soll-Arbeitszeiten inklusive zuschlagspflichtiger Zeiten und arbeitsfreier Zeitintervalle.

Schichtmodell

Ein Schichtmodell in ein sich zyklisch wiederholendes Modell aus Zuordnungen von mehreren Schichtkalendern zu bestimmten Zeiträumen.

Sollzeit

Sollzeiten sind Vorgabegabezeiten. Die Soll-Arbeitszeit ist die zu leistende Arbeitszeit eines Mitarbeiters bezogen auf den entsprechenden Zeitraum. Die Sollzeit verringert das Saldo des Arbeitszeitkontos.

Stundennachweis

Der Stundennachweis ist eine mitarbeiterbezogene Auswertung der Zeiterfassungsdaten über einen Zeitraum.

Tageskumulierung

Die Tageskumulierung berechnet aus den Meldungsdaten eines Mitarbeiters zeitartbezogene Tagesdaten mithilfe der für den Mitarbeiter geltenden Systemvorgaben zur Arbeitszeit, Rundung sowie Vor- und Nachlauf.

Tagesübersicht

Die Tagesübersicht ist eine tagesbezogene Auswertung der Zeiterfassungsdaten über mehrere Mitarbeiter.

Unterbrechung

Zeitarten des Typs "Unterbrechung" dienen zur Erfassung von Arbeitszeiten in Abwesenheit, wie zum Beispiel für Dienstreisen.

Urlaub, Urlaubsanspruch, Resturlaub

Urlaub wird in der Zeiterfassung als Zeitart des Typs Fehlzeit behandelt. Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters sowie der aus dem Vorjahr übertragene Resturlaub muss jahresbezogen gepflegt werden. Die Pflege des Urlaubsanspruchs sowie das Eintragen der Urlaubszeiten eines Mitarbeiters erfolgt im Modul "Personal" auf der Registerkarte "Fehlzeiten".

Vor- und Nachlaufzeiten

Mithilfe von Vor- und Nachlaufzeiten können Zeitintervalle für den Schichtbeginn und das Schichtende festgelegt werden, innerhalb derer der Kommt- und Geht-Zeitpunkt der Meldungsdaten auf den im Schichtkalender hinterlegten Schichtbeginn bzw. Schichtende gerundet wird.

Zeitart

Eine Zeitart beschreibt die Definition einer im Bezug auf die Zeiterfassung separat erfasste, berechnete oder ausgewertete Zeit, wie z.B. Anwesenheit, Pause, Fehlzeit oder Dienstreise.

Zuschlag

Zuschläge werden in der Regel für Anwesenheitszeiten mit besonderem Hintergrund vergeben. In der Regel handelt es sich hierbei um Auszahlungsboni für beispielsweise Nachtschichten, die auf Abrechnungsbelegen der Zeiterfassung aufgelistet werden sollen.