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Aufruf: Bereich Einstellungen - Systemkonfiguration - Registerkarte Office
DELECO ermöglicht die Arbeit mit Office-Textdokumenten. In vielen Modulen sind die Funktionen der Office-Integration nutzbar, beispielsweise zum
•Schreiben von Briefen an Kunden und Lieferanten
•Erstellen von Anschreiben (zum Beispiel für ein Angebot),
•Erstellen von Stammdatenblättern (zum Beispiel ein Produktstammblatt auf Basis der Artikeldaten).
Es werden die Office-Systeme OpenOffice und Microsoft Office unterstützt.
Auf der Basis von Dokumentvorlagen (Dateien mit der Endung .DOT bei MS Office Word bzw. .OTT bei Open Office Writer) wird ein neues Dokument erstellt. Enthält die Vorlage Textmarken (MS Office Word) bzw. Benutzerdefinierte Felder (OpenOffice Writer), werden diese durch die Werte aus DELECO ersetzt.
Auf der Registerkarte "Office" werden Grundeinstellungen für die Arbeit mit Textdokumenten der unterstützten Office-Produkte getroffen.
Abb.: Einstellungen für die Office-Integration
Folgende Basiseinstellungen stehen zur Verfügung:
Einstellung
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Beschreibung
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Vorlagenpfad
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Angabe des Pfades, in welchem sich die zu nutzenden Vorlagen befinden
Wird die Schaltfläche Dateiauswahl verwendet, um eine Vorlage auszuwählen, wird dieses Verzeichnis vorgeblendet.
Diese Einstellung wird arbeitsplatzbezogen gespeichert.
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genutztes Office-Sytem
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Auswahl eines der verfügbaren Office-Systeme Open Office oder MS Office
Diese Einstellung wird nutzerbezogen gespeichert.
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MS Word
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Diese Einstellung ist nur relevant, wenn MS Word genutzt wird. Es ist möglich, bei einem bereits erstelltem neuen Dokument wahlweise
•im bereits geöffneten Dokument die Felder zu ersetzen
Beim Schreiben eines Briefes in Word werden, wenn vorhanden, in einem bereits geöffneten Dokument die Felder ersetzt.
•immer ein neues Standarddokument zu öffnen
Beim Schreiben eines Briefes wird immer ein neues Dokument geöffnet. |
Aktivität
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Ist die Option "automatisch erzeugen" aktiviert, so wird beim Schreiben eines Briefes in einem Dialog das Auswahlfeld "Aktivität erstellen" aktiviert, sodass sofort eine Aktivität mit den Daten der jeweiligen Firma erstellt wird.
Zudem kann die Einordnung angegeben werden, welche in die Aktivität übernommen werden soll, z. B. "Brief ausgehend".
Diese Einstellung wird nutzerbezogen gespeichert.
Wird eine Aktivität erstellt, wird das Office-Dokument als Anhang zur die Aktivität gespeichert.
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Dokument bei Vorgängen zuordnen
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Dokumente können beim Erstellen sofort als externes Dokument zugeordnet werden. Dies kann nicht, automatisch oder auf Nachfrage erfolgen.
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Für die jeweilige Dokumentenart kann eine Standardvorlage hinterlegt und neue Vorlagen erstellt werden.
Für die Verwaltung der Standardvorlagen stehen zudem erweiterte Funktionen in der Formularverwaltung bereit. Dort können je Typ mehrere Vorlagen hinterlegt werden.
Diese Vorlagen unterstützen zudem den flexiblen Parameterdruck.
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Zuweisen einer Standardvorlage für die jeweilige Dokumentenart
Auf Basis dieser Vorlage wird das jeweilige Dokument erstellt.
Hinweis: Wird im Modul Firma ein Standard-Brief erstellt, steht zusätzlich eine Option zur Auswahl einer Vorlage zur Verfügung.
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Öffnen der Vorlage
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Erstellen einer neuen Vorlage
Eine bereits vorhandene Vorlage kann unter einem neuen Dateinamen gespeichert und anschließend bearbeitet werden. Danach kann diese neue Vorlage als Standard definiert werden.
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Entfernen der Vorlage
Es wird nicht das Vorlagendokument selbst gelöscht, sondern lediglich die Zuordnung zu dieser Vorlage entfernt.
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Folgenden Dokumentenarten kann eine Vorlage zugeordnet werden:
Einstellung
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Beschreibung
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Standard-Brief
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Diese Vorlage wird automatisch geöffnet, wenn die Schaltfläche "Brief schreiben" in den Firmenstammdaten verwendet wird (siehe auch Kapitel Briefe erstellen).
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Verkauf: Vorgang
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Diese Vorlage wird benutzt, wenn im Modul Verkauf auf den Registerkarten Vorgang oder "Auftrag" der Menüpunkt "Aktion: Brief neu..." aufgerufen oder die Schaltfläche "Brief schreiben" verwendet wird.
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Verkauf: Angebot
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Diese Vorlage wird benutzt, wenn im Modul Verkauf auf der Registerkarte Angebot der Menüpunkt "Aktion: Brief neu..." aufgerufen oder die Schaltfläche "Brief schreiben" verwendet wird.
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Verkauf: Dokument
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Diese Vorlage wird benutzt, wenn im Modul Verkauf auf der Registerkarte Dokument der Menüpunkt "Aktion: Brief neu..." aufgerufen oder die Schaltfläche "Brief schreiben" verwendet wird.
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Einkauf: Vorgang
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Diese Vorlage wird benutzt, wenn im Modul Einkauf der Menüpunkt "Aktion: Brief neu anlegen..." aufgerufen oder die Schaltfläche "Brief schreiben" verwendet wird.
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Einkauf: Retour
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Diese Vorlage wird benutzt, wenn in einer Retour der Menüpunkt "Aktion: Brief neu anlegen..." aufgerufen oder die Schaltfläche "Brief schreiben" verwendet wird.
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Rechnungsprüfung
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Diese Vorlage wird benutzt, wenn im Modul Rechnungseingang der Menüpunkt "Aktion: Brief neu..." aufgerufen oder die Schaltfläche "Brief schreiben" verwendet wird.
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Hinweis zum Stammdatendruck: Ein Stammdatenblatt kann gedruckt werden, indem die Schaltfläche "Stammdatenblatt drucken" oder der gleichnamige Menüpunkt im Menü "Aktion" verwendet wird.
Beispielvorlage anzeigen: Es wird ein Dokument geöffnet, welches bereits vordefinierte Textmarken enthält.
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Beispielvorlagen und Textmarken
Formulare
Briefe erstellen
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