1. Schritt
Fehlzeiten und Schichtpläne im laufenden Monat pflegen
Modul: Personal
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•Eine zeitnahe und kontinuierliche Pflege der Fehlzeiten und Schichtpläne im Laufe des Monats kann am Ende des Monats viel Arbeit ersparen.
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2. Schritt
Laufende Kumulierung aller Mitarbeiter und Kontrolle
Modul: Abrechnung
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•Die laufende Kumulierung gewährleistet eine stets aktuelle Datenlage. Die Kumulierung kann dazu automatisiert ausgeführt werden, indem der Administrator sie als zeitgesteuerte Aufgabe einrichtet.
•Zur laufenden Kontrolle kann das Modul "Protokolle" genutzt werden. Es bietet sich an, eine gespeicherte Suche einzurichten, die dann wiederverwendet werden kann. Folgende Filter sollten enthalten sein:
oFunktion: Kumulierung
oStatus: Warnung, Datenfehler, Datenbankfehler und Programmfehler
oAngelegt am: flexible Datumsauswahl wie z.B. "aktuelle Woche"
•Alternativ kann der Kumulierungsstatus im Portlet "Anwesenheitsübersicht" eingeblendet werden
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3. Schritt
Abschließende Kumulierung aller Mitarbeiter ab Ersten des abzurechnenden Monats
Modul: Abrechnung
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•Eine Kumulierung ab dem Monatsersten des abzurechnenden Monats für alle Mitarbeiter gewährleistet eine aktuelle Datenlage.
•Ein Sprung ins Modul "Protokolle" ist nicht zwangsläufig nötig, da im Modul "Abrechnungen" für jeden Mitarbeiter die aktuellen Protokolleinträge mit den relevanten Informationen angezeigt werden.
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4. Schritt
Daten kontrollieren
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Variante A
Alle Mitarbeiter einzeln kontrollieren
Modul: Abrechnung
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Variante B
Fehler und Warnungen gezielt identifizieren und kontrollieren
Portlet: Anwesenheitsübersicht
Modul: Abrechnung
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•bietet sich an, wenn die Firma über eine überschaubare Anzahl an Mitarbeitern verfügt
•Suche nutzen, um Mitarbeiter anzuzeigen und ersten Eintrag des Suchergebnisses laden
•mit Hilfe der Schaltfläche "Vorwärts blättern"  einen Mitarbeiter nach dem anderen im Modul "Abrechnung" laden
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•bietet sich an, wenn die Firma über ein große Anzahl an Mitarbeitern verfügt
•Portlet Anwesenheitsübersicht aufrufen
•Auswertungseinstellungen eingrenzen: Alle Mitarbeiter, Kumulierungsstatus anzeigen, Zeitraum
•Anhand der gelben  und roten  Markierungen können die konkreten Mitarbeiter, bei denen Warnungen oder Fehler bei der Kumulierung aufgetreten sind, schnell identifiziert werden.
•Diese Mitarbeiter dann im Modul "Abrechnung" laden.
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•Im Modul "Abrechnung" Monat als Anzeigezeitraum auswählen.
•In den Protokolleinträgen Erfolge und Hinweise ausblenden, sodass nur die relevanten Einträge angezeigt werden.
•Beides erhöht die Übersicht.
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5. Schritt
Notwendige Korrekturen vornehmen
Modul: Abrechnung
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•Meldungsdaten
oGestempelten Anwesenheitszeiten kontrollieren und korrigieren.
▪Empfehlung: Verwendung eines Formblattes, in dem die Mitarbeiter die korrigierten Arbeitszeiten erfassen und welches sie dann einreichen.
Vorteil: Die Korrekturen können schon im Laufe des Monats eingearbeitet.
oBeim Speichern der korrigierten Meldungsdaten wird automatisch die Kumulierung ausgeführt.
oDas Protokoll zeigt anschließend nur noch die offenen Fehler und Warnungen an.
•Tagesdaten
oVergessene Fehlzeiten nachtragen. Unter Umständen werden Abfrage-Dialoge zur Beachtung des Schichtkalenders und zur Überschneidung bei Fehlzeiten eingeblendet, die entsprechend beantwortet werden müssen.
oVergessene Schichtplanzuordnungen müssen im Modul "Personal" korrigiert werden. Mit dem Speichern wird automatisch neu kumuliert. Im Modul "Abrechnung" müssen die angezeigten Daten lediglich aktualisiert werden.
•Lösungsansätze zum Beseitigen von Warnungen und Fehlern
•Wochen- und Monatsdaten bilden die aufsummierten Tagesdaten ab. Korrekturen sind hier nicht möglich.
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6. Schritt
Arbeitszeitkonto abrechnen
Modul: Abrechnung
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•Zum manuellen Auszahlen von Überstunden wird die Funktion "Arbeitszeitkonto ausgleichen" genutzt.
•Der Dialog zeigt den Saldo des Arbeitszeitkontos zum gewählten Termin an. Eine Buchung erfolgt zu diesem Termin.
•Empfehlung: Die entsprechende Kürzung des Arbeitszeitkontos zum Monatsletzten im Rahmen einer einzigen Buchung durchführen.
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7. Schritt
Auswertungen erstellen
Modul: Auswertungen
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•Dient die Auswertung für die Weitergabe der relevanten Daten an das Steuer- oder Lohnbüro, kann die Monatsübersicht erstellt werden. Sie enthält die summierten Werte, welche in diesem Fall ausreichend sind.
•Ist die Auswertung für die Mitarbeiter selbst gedacht, kann der Stundennachweis erstellt werden. Er enthält die relevanten Werte in aufgeschlüsselter Form.
•Empfehlung: Für solch wiederkehrende Auswertungen bietet es sich an, eigene Auswertungen anzulegen. Filtereingaben werden gespeichert und müssen nicht jeden Monat neu eingegeben werden. Als Zeitraum sollte über die flexible Datumsauswahl der "Letzte Monat" gewählt werden. Zudem sollten die Mitarbeiter, die gewünschte Vorlage und die Druckeinstellungen in den eigenen Auswertungen hinterlegt werden.
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